Kandidatupplevelsens affärsvärde

Kandidatupplevelse har på senare år blivit en allt viktigare faktor i rekrytering. Ofta ligger fokus på hur kandidater upplever processen och hur det påverkar arbetsgivarvarumärket eller viljan att tacka ja till ett erbjudande. Men vad händer efter att en kandidat har blivit anställd? Påverkar kandidatupplevelsen medarbetarens engagemang, prestation och lojalitet? I den här artikeln går vi igenom en modell för kandidatupplevelse baserad på forskning av McFarland m.fl. (2024). 

En modell för kandidatupplevelse

Utgångspunkten i modellen är att kandidatupplevelsen handlar om kandidatens tolkning av det som händer under rekryteringsprocessen. Kandidatupplevelse definieras som kandidatens samlade kognitiva (vad jag tänker) och affektiva (vad jag känner) reaktioner på det hen upplever under processen. 

För att förstå dessa reaktioner utgår forskarna från signaling theory. Teorin bygger på en enkel idé: när vi saknar information (i det här fallet om organisationen, jobbet, kollegorna och chefen) tolkar vi händelser som signaler för den information vi saknar. När vi överväger en ny arbetsgivare kan det handla om att försöka svara på frågor som hur seriös organisationen är, hur de behandlar sina medarbetare och hur det är att arbeta där. 

Ett tydligt mejl, en genomtänkt intervju eller ett respektfullt bemötande fungerar då som positiva signaler, medan otydlighet, långa väntetider eller slarv signalerar något annat. 

Läs mer: Kandidatupplevelse – allt du vill veta

Kandidatupplevelse som kollektivt fenomen

En central idé i modellen är att kandidatupplevelsen inte bara är individuell. Den är också kollektiv. Kandidater som går igenom samma process hos en och samma organisation, verksamhet eller enhet upplever liknande situationer och tenderar att göra snarlika tolkningar. Med tiden uppstår ett mönster, en form av kollektiv kandidatupplevelse för just den organisationen eller delen av organisationen. 

Upplevelsen kan vara liknande men också skilja sig mellan olika delar av en och samma organisation. Det kan handla om att:

• Olika chefer prioriterar rekrytering olika högt
• Processer kan vara mer eller mindre genomtänkta
• Beteenden och normer varierar
• Resurser och arbetssätt skiljer sig åt

Det innebär att kandidatupplevelsen inte bara speglar organisationen i stort, utan också lokala variationer i ledarskap, kultur och arbetssätt. 

Tre sammanhang som formar kandidatupplevelsen

Modellen delar in kandidatupplevelsen i tre sammanhang där signaler uppstår: ett strukturellt sammanhang, ett socialt sammanhang och ett fysiskt/digitalt sammanhang. 

Det strukturella sammanhanget handlar om hur processen är utformad, vilka urvalsmetoder som används och hur de genomförs, men också tidsramar, information och återkoppling under processens gång. En strukturerad och transparent process signalerar professionalism, medan en rörig eller långsam process signalerar motsatsen. 

Det sociala sammanhanget handlar om mötet med människor under processens gång. De personer kandidaten möter fungerar som representanter för organisationen och deras beteende blir en direkt signal om hur det är att arbeta där. Här handlar det om signaler i form av bemötande, engagemang, ärlighet och empati. 

Det fysiska och digitala sammanhanget handlar om miljön där rekryteringsprocessen äger rum. Upplevelsen av den fysiska arbetsplatsen kan ha betydelse, men även digitala plattformar som används under processen. 

Kognitiva och affektiva reaktioner

Utifrån dessa signaler utvecklar kandidaten både tankar och känslor kring situationen och organisationen. 

Kognitiva reaktioner på kandidatupplevelsen

Kognitiva reaktioner handlar om vad kandidaten tänker om sina upplevelser och organisationen. Kandidaten försöker skapa en sammanhängande bild av vad som händer och vad det säger om organisationen. Det kan handla om att besvara frågor som:

• Är processen rättvis?
• Är det här relevant för jobbet?
• Är det här värt min tid och ansträngning?
• Vad säger det här om organisationen? 

Affektiva reaktioner på kandidatupplevelsen

De affektiva reaktionerna handlar mer om en känslomässig respons. Upplevelser från rekryteringsprocessen triggar positiva och negativa känslor, ofta starkare än de mer rationella bedömningarna. Det kan handla om att känna sig sedd, respekterad och uppskattad, eller osäker, frustrerad och ignorerad. I förlängningen kan det bidra till motivation och engagemang, eller att kandidaten tappar energi och intresse. 

Samspelet mellan tanke och känsla

Kandidatupplevelsen är i slutändan en helhetsbedömning av kandidatens samlade affektiva reaktioner och kognitiva tolkningar av interaktionerna med organisationen under rekryteringsprocessen. Den är inte helt rationell, men heller inte helt känslomässig. Vissa upplevelser kan utgöra en oproportionerligt stor del av helhetsbedömningen. Det gäller särskilt starkt negativa upplevelser, såsom ett otrevligt bemötande eller utebliven återkoppling. 

Vad händer efter anställning?

Modellen av McFarland med kollegor kopplar också kandidatupplevelsen till utfall på enhetsnivå. Utgångspunkten är att upplevelsen under rekryteringsprocessen skapar förväntningar. Genom urvalssteg och bemötande får kandidaten signaler om hur organisationen fungerar, hur arbetet kommer att vara och hur människorna i organisationen beter sig mot varandra.

Signalerna omvandlar kandidaten till en mental bild av arbetsplatsen, ett psykologiskt kontrakt, redan innan anställningen börjar. Det påverkar i sin tur kandidatens initiala engagemang och förväntningar. En positiv upplevelse kan skapa energi, motivation och vilja att bidra. En negativ upplevelse kan göra motsatsen, även om kandidaten väljer att tacka ja.

De första månaderna

När den nya medarbetaren börjar jobba sker sedan en jämförelse mellan förväntningarna och verkligheten. Om upplevelsen under rekryteringsprocessen speglar verkligheten blir förväntningarna infriade, vilket kan stärka medarbetarens tillit och engagemang. Motsvarar jobbet däremot inte förväntningarna kan det leda till besvikelse och minskat engagemang. Kandidatupplevelsen blir med andra ord en referenspunkt mot vilken medarbetaren tolkar sin arbetssituation. 

Tolkningen av arbetssituationen får enligt modellen sedan konkreta effekter på gruppnivå, i form av engagemang, prestation, kundnöjdhet och personalomsättning. 

Kandidatupplevelse – engagemang, prestation och lojalitet

För att undersöka modellen empiriskt genomförde forskarna en studie på ett flertal snabbmatsrestauranger inom samma kedja, där varje restaurang utgjorde en separat enhet. Kandidatupplevelsen undersöktes här som ett kollektivt fenomen på enhetsnivå. Det innebär att forskarna inte tittade på kopplingen mellan enskilda kandidaters upplevelser och beteenden, utan på den samlade upplevelsen hos kandidater som hade varit i kontakt med en och samma enhet. 

Resultatet visade att en mer positiv upplevelse av rekryteringsprocessen hos nyanställda på en enhet hängde ihop med högre engagemang när de hade börjat arbeta. Högre engagemang hos nyanställda hängde i sin tur ihop med lägre intention att sluta, lägre faktisk personalomsättning och högre kundnöjdhet på enheten. 

Dessa effekter kvarstod även när man kontrollerade för upplevelsen av chefens ledarskap. Det innebär att kandidatupplevelsen, engagemanget, personalomsättningen och kundnöjdheten inte bara kan förklaras av att vissa enheter har bättre chefer.  

Affärsvärdet av kandidatupplevelsen

Kandidatupplevelsen slutar med andra ord inte ha betydelse när rekryteringen är klar. Den påverkar inte bara vem som tackar ja eller hur kandidater som varit i kontakt med organisationen pratar om den med sina vänner och bekanta. Den följer också med in i verksamheten, stärker eller försvagar det psykologiska kontraktet och får i förlängningen effekt på affärskritiska värden. 

Referens

McFarland, L. A., Ployhart, R. E., Shepherd, W. J., & Ward, M. M. (2024). The collective candidate experience: Theory and business unit consequences. Journal of Management, 50(4), 1424-1452.