Minnesvärda kandidatupplevelser – citat från faktiska kandidater

 

“Jag investerade nio veckor i processen och fick ingenting tillbaka.”

“Det kändes som en genuin konversation, inte ett förhör.”

Vad kännetecknar minnesvärda kandidatupplevelser? Vad är det som gör att vissa kandidatupplevelser fastnar, och andra inte? I den här artikeln går vi igenom en unik studie om vad faktiska kandidater minns från faktiska rekryteringsprocesser. 

Kandidatupplevelse är mer än en enskild händelse

Traditionellt har forskningen på kandidaters upplevelse och reaktioner fokuserat på enskilda delar av rekryteringsprocessen. Intervjun, testerna, återkopplingen. Men kandidatupplevelsen är bredare och mer komplex än reaktionerna på enskilda förfaranden. Det är en samlad upplevelse av hela processen, där varje kontaktpunkt bidrar till helheten. Eftersom kandidaten, i de flesta fall, har begränsad information om hur det är att arbeta i organisationen behöver hen förlita sig på signaler från rekryteringsprocessen. Varje interaktion med den potentiella arbetsgivaren fungerar som en signal, som säger något om hur människorna är och hur det är att jobba där.

Läs mer: Kandidatupplevelsens affärsvärde

Vad är det som faktiskt fastnar? 

I en ny studie analyserade Biesmans med kollegor (2026) över 270 konkreta upplevelser beskrivna av faktiska kandidater. Kandidaterna, som nyligen hade gått igenom en rekryteringsprocess, fick beskriva särskilt minnesvärda situationer, antingen positiva eller negativa. 

Det här är den enda studien vi känner till av det här slaget. Den absolut största majoriteten av forskning på kandidatupplevelser bygger på kandidaters skattningar av en process eller metod utifrån fördefinierade kriterier. Här har kandidaterna istället själva fått berätta vad de lagt märke till i en rekryteringsprocess. Citaten är fritt översatta från engelska.

Åtta triggers för positiva och negativa kandidatupplevelser

Alla delar av rekryteringsprocessen kan påverka kandidatupplevelsen, men vissa händelser sätter sig mer än andra. Dessa specifika, minnesvärda situationer – så kallade triggers – formar hur kandidater i efterhand utvärderar hela processen. 

Baserat på kandidaternas beskrivningar identifierade forskarna åtta sådana triggande faktorer. Åtta områden som ofta lämnar avtryck, antingen positivt eller negativt. Dessa kan i sin tur delas in i tre aspekter av rekryteringsprocessen: det strukturella, det sociala och det fysiska/digitala.

Strukturella triggers – hur processen är utformad

Många av de mest avgörande kandidatupplevelserna handlar om själva processen: hur den är designad och hur den genomförs. Här identifierar forskarna fem kategorier av triggers. De berör urvalsmetoder, feedback, intervjufrågor, processens upplägg och längd samt erbjudande och möjlighet till förhandling. 

1: Bedömningar och tester

Uppgifter som är relevanta och utmanande men rimliga i omfattning bidrar till en positiv upplevelse, särskilt om kandidaterna känner att de får visa vad de kan. 

“Jag fick jobba på ett intressant testprojekt. Det var spännande och jag hade en vecka på mig att göra det. Jag lärde mig mycket under den uppgiften och fick testa flera saker som jag velat prova ett tag.” 

2: Feedback

Feedback är en av de starkaste enskilda faktorerna som kan antingen hjälpa eller stjälpa kandidatupplevelsen. Kandidater värdesätter feedback som är konkret, personlig, utvecklande och i proportion till den insats de har lagt ner i processen. Avsaknad av feedback eller generiska standardmeddelanden tenderar istället att skapa en negativ upplevelse.

“Jag fick ett mejl med beslut om avslag och feedback. Jag var besviken över beslutet, men återkopplingen jag fick hjälpte mig att förstå urvalsprocessen bättre och hitta sätt att förbättra min kommunikation.”

3: Intervjufrågor

Vilka frågor som ställs i intervjun spelar stor roll. Kandidater reagerar på både relevans, tydlighet och nivå på frågorna. Otydliga eller ogenomtänkta frågor kan signalera brist på professionalitet eller respekt, och i förlängningen påverka hur kandidaten ser på organisationen.

“Intervjuaren hade inga förberedda frågor eller någon plan. Sen sa han ‘jag ska ställa en väldigt enkel fråga’, men frågan var inte alls så enkel eller tydlig.”

4: Processens upplägg

Hur processen ser ut och genomförs kan vara avgörande för en positiv kandidatupplevelse. Den behöver upplevas som meningsfull och begriplig, med logiska delar och transparens i genomförandet. Ett rimligt tempo är också ofta förväntat av kandidater. Långa väntetider, otydliga steg eller brist på förklaringar skapar lätt frustration.

“Rekryteringsprocessen tog alldeles för lång tid. De ställde alldeles för många frågor innan de gick vidare med den sista intervjun, som sen blev inbokad väldigt långt fram.” 

5: Jobberbjudandet

Slutet på processen kan förstärka eller rasera hela upplevelsen. Här har det faktiska erbjudandet och möjligheten till dialog och förhandling stor betydelse. Särskilt negativt upplevs erbjudanden som inte matchar förväntningarna eller där villkoren kommuniceras sent i processen.

“Det mest negativa under hela processen var det faktum att efter att jag hade lagt ner min fritid och energi på den sista uppgiften, först då presenterade de ett erbjudande som var extremt lågt. Om jag hade vetat lönespannet för jobbet jag sökte hade jag aldrig gått in i processen.”

Sociala triggers – hur kandidaten blir bemött

Utöver själva processen spelar det mänskliga bemötandet en avgörande roll för kandidatupplevelsen. Hur kandidaten blir behandlad påverkar både känslan och tolkningen av organisationen. Forskarna identifierar två kategorier av sociala triggers. Dels att det finns ett någorlunda personligt bemötande och dels hur kandidaten upplever människorna i organisationen.

6: Personligt bemötande 

Kandidater uppskattar när processen känns anpassad för dem och inte helt standardiserad och opersonlig. Det kan handla om att bli personligt bemött, få relevanta frågor och bli sedd bortom sitt CV. Även små signaler av personlig omtanke kan få stor betydelse.

“Från början sökte jag en annan roll. De som gick igenom min ansökan hade kunnat avslå den för att jag inte uppfyllde kraven, men de tipsade mig om en annan roll som jag sen gick in i process för. Det här är något som man inte kan förvänta sig att företag gör, därför sticker det ut och jag blir fortfarande glad när jag tänker på det.”

7: Människorna i processen

Personerna som kandidaten möter fungerar som representanter för organisationen. Deras beteende tolkas som en signal om hur det är att arbeta där. Engagemang, värme och ärlighet skapar positiva upplevelser, medan bristande förberedelse eller ointresse gör motsatsen.

“De hade förberett mötet väl och gav en tydlig bild av organisationen. Det var väldigt trevligt att se deras passion för organisationen. Det fick mig att känna att jag också ville vara en del av det.”

Fysiska/digitala triggers – hur omgivningen ser ut

Den tredje kategorin av triggers berör den fysiska och digitala miljön där urvalsprocessen äger rum. I teorin kan det handla om den fysiska arbetsplatsen och digitala plattformar som kandidaten kommer i kontakt med. I den här studien var det huvudsakligen en typ av trigger som stack ut, nämligen det digitala ansökningssystemet. 

8: Ansökningssystem

Upplevelserna i den här studien var nästan uteslutande negativa. Det kan bero på att det finns en förväntan om att det digitala ansökningsförfarandet bara ska fungera. Krångliga system, dålig användarvänlighet eller språkliga problem sticker ut direkt. Det här är ofta det första mötet med organisationen, och kan därför vara en kraftfull signal.

“Ansökningsprocessen var ganska besvärlig. Vissa delar var inte översatta till engelska trots att tjänsten bara krävde engelska, så jag fick be min svägerska översätta för att kunna ansöka.”

Kandidaten tolkar upplevelsen

I kandidaternas beskrivning av specifika situationer framkom en tydlig bild av att kandidaterna försöker tolka och förstå sina upplevelser. De tillför mening för att göra händelserna begripliga, och kategoriserar samtidigt upplevelserna som positiva, negativa eller neutrala. 

Författarna identifierar tre centrala tolkningsprocesser: upplevt värde, upplevd rättvisa och upplevd matchning.

Upplevt värde

Fick jag något tillbaka, i form av lärande, insikter eller utveckling?

“Uppgiften var tillräckligt tydlig, jag fick tillräckligt med tid för att göra den och var överlag tillräckligt intressant att göra. I slutändan visade det också mina brister inom vissa områden, vilket jag kan använda för att utvecklas och bli en bättre specialist.”

Upplevd rättvisa

Var processen rimlig, transparent och respektfull? 

“Det kändes inte som en rättvis process för att bedöma mina färdigheter. Jag blev inte utvärderad på något ordentligt sätt och blev avfärdad på magkänsla.”

Upplevd matchning

Passar jag in i organisationen och passar organisationen mig? 

“De jag träffade i den första intervjun var väldigt snälla, grymma på sitt jobb, det var trevligt att träffa dem och de fick mig att må bra och som att jag redan var en del av teamet. 

Små händelser kan få stor betydelse

Studien konstaterar att den första upplevelsen som kandidaterna minns har ett starkt samband med hur de bedömer hela processen. Enskilda, minnesvärda händelser är med andra ord med och driver helhetsintrycket. Det innebär att små saker kan få oproportionerligt stor effekt på kandidatupplevelsen, en negativ händelse kan väga tyngre än flera positiva, och tidiga intryck sätter tonen för resten av processen.

Referens

Biesmans, L., Arijs, D., Cooman, R., & Vaerenbergh, Y. (2026). Memorable Candidate Experiences Throughout the Recruitment and Selection Process. International Journal of Selection and Assessment, 34(1), e70046.