Låg risk för bias vid strukturerad referenstagning

person med rekommendationsbrev eller referenstagning

Vilka risker för bias och diskriminering kan uppstå när vi använder referenstagning som metod i en rekryteringsprocess? Ny forskning pekar mot att kvantitativ strukturerad referenstagning kan vara att föredra framför mer kvalitativa ostrukturerade alternativ. 

Referenstagning och rekommendationsbrev

De flesta arbetsgivare använder någon form av referenstagning när de ska ta in en ny medarbetare. Det kan vara i form av rekommendationsbrev, där en tidigare arbetsgivare eller utbildare bekräftar kandidatens kunskaper, erfarenheter och personliga kompetenser. Det kan också handla om att den rekryterande organisationen kontaktar kandidatens tidigare arbetsgivare och, skriftligt eller muntligt, ställer ett antal frågor till referensen. 

Forskning på referenstagning

Forskningen på referenstagning och rekommendationsbrev är begränsad, och det finns utmaningar kopplat till metodens tillförlitlighet.

I korta drag handlar utmaningarna om att referenserna (precis som andra människor) är subjektiva och dessutom utvalda för att tala positivt om kandidaten. Studier har slagit fast att referenser är mer benägna att ställa upp som referens för personer som de tycker har presterat bra, och att de säger övervägande positiva saker i ett referenssamtal.

Det har också visat sig att överensstämmelsen mellan olika referenser är låg jämfört med många andra urvalsmetoder. Olika referenser gör alltså i stor grad olika bedömning av samma kandidat. 

Läs mer: Referenstagning – vad säger forskning egentligen?

Risken för bias i referenstagningen

Även om det finns utmaningar med referenstagning som metod är det få arbetsgivare som vill anställa någon utan att på något sätt “säkerställa” kandidatens utsagor och kompetens genom en referenstagning.

Precis som med andra metoder vi använder i rekryteringsprocessen är det relevant att fråga sig om det finns risker för bias och diskriminering i referenstagningen. Om en urvalsmetod är skev på ett icke-önskvärt sätt riskerar den att leda till diskriminerande anställningsbeslut. Så hur är det med den saken?

Rekommendationsbrev 

I ett flertal studier på rekommendationsbrev har det visat sig att det finns risk för skevhet, bland annat till nackdel för kvinnor.

Madera, Hebl, Dial, Martin och Valian (2019) visar exempelvis att kvinnliga kandidaters rekommendationsbrev innehåller fler uttalanden som skapar tvivel, såsom ”Hon är inte den starkaste studenten vi har haft, men hon har unik talang”. Uttryck av tvivel i rekommendationsbrevet visade sig i sin tur vara kopplat till en sämre bedömning av kandidaten – av den som läste brevet.

I en annan jämförelse av rekommendationsbrev innehöll manliga kandidaters brev fler framträdande adjektiv som enastående, anmärkningsvärd och exceptionell, jämfört med deras kvinnliga konkurrenter (Schmader, Whitehead & Wysocki, 2007).

Skriftlig referenstagning 

Hur är det med referenstagning där rekryterande organisation har en dialog med referensen? Visar den också på samma risk för bias?

Det var Fisher, Robie, Hedrick, Rupayana och Puchalski (2022) intresserade av att undersöka. Forskarna använde ett stort dataset bestående av nära en miljon kandidater som hade gått igenom en skriftlig webbaserad referenstagning bestående av ett strukturerat referenstagningsformulär. 

Kandidaterna i studien hade ansökt till ett flertal olika positioner, bland annat projektledar-, administratörs- och ingenjörsroller. Varje kandidat angav ett flertal referenser (typiskt sett 5 stycken och en blandning av chefer och kollegor). Dessa blev sedan kontaktade av systemet för att svara på referenstagningen där de fick ta ställning till ett 20-tal jobbrelaterade påståenden på skalan 1-7. 

Analyser av datan visade att kön hos kandidaten eller referensen inte hade någon meningsfull betydelse för referensens bedömning av kandidaten i referenstagningen. Inte heller när forskarna tog hänsyn till om det aktuella jobbet var stereotypiskt manligt eller kvinnligt visade referenstagningen på systematiska skillnader mellan manliga och kvinnliga kandidater.  

Referenstagning över telefon

Tyvärr finns (mig veterligen) inga studier som undersöker bias i referenstagningar över telefon. Med största sannolikhet är risken för bias i den här formen av referenstagning beroende av hur den genomförs. Mer om detta resonemang nedan.


Skillnaden mellan rekommendationsbrev och strukturerad referenstagning 

Varför visar studierna ovan på olika resultat? Informationen om kandidaterna kommer ju från samma källa, nämligen tidigare chefer, kollegor eller motsvarande som har sett kandidatens beteende. Varför ser det ut som att risken för bias är större när vi använder rekommendationsbrev jämfört med när vi använder en kvantitativ referenstagning?

Ostrukturerade rekommendationsbrev

En av de största skillnaderna mellan metoderna är graden av struktur. Rekommendationsbrevet är en ostrukturerad metod för att samla in information. Oftast finns det inga instruktioner till kandidaten eller referensen kring vad den rekryterande organisationen vill att brevet ska innehålla. Referensen skriver kanske sina rader helt baserat på sin subjektiva upplevelse av kandidaten och föreställningar om kandidaten och jobbet/branschen som kandidaten sökt sig till. Därtill saknar rekryteraren eller den rekryterande chefen struktur runt bedömningen av brevet. Även detta blir en subjektiv tolkning av referensens uttalanden i relation till den aktuella kandidaten och det aktuella jobbet. Ostrukturerat på alla fronter.

Strukturerad referenstagning

En strukturerad referenstagning, som den Fisher m.fl. baserade sin studie på, har struktur där rekommendationsbrevet saknar struktur. Eftersom samtliga referenser får svara på samma frågor finns en struktur i insamlingen av informationen. Instruktionerna är tydliga och risken för irrelevant information är låg (förutsatt att frågorna är relevanta såklart). 

Det kvantitativa formatet på informationen – en siffra istället för ord – ger också struktur till hur informationen presenteras och kan tolkas av den som läser. Istället för att rekryteraren eller den rekryterande chefen ska göra en subjektiv tolkning av ett kvalitativt uttalande får hen ett kvantitativt mått på referensernas bedömning av kandidatens kompetens. Med andra ord är informationen mer strukturerad och lättare att jämföra mellan kandidater.

Låg struktur = en snabb väg till diskriminering

När våra urvalsmetoder har en låg grad av struktur och standardisering öppnar vi upp för tolkning. En helt ostrukturerad metod (som rekommendationsbrevet ofta är) är otydlig för alla inblandade: kandidaten och referensen vet inte vad som förväntas stå i brevet, och den som rekryterar vet inte hur hen ska bedöma innehållet. 

Otydlighet och stort tolkningsutrymme gör det möjligt för irrelevanta faktorer att smyga sig in i innehållet och bedömningen av det.  

Det här gäller givetvis inte bara kön. Mest sannolikt ökar ostrukturerade former av referenstagning även risken för diskriminering baserat på övriga diskrimineringsgrunder; könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. 

Läs mer: Strukturerad intervju – sju sätt att skapa struktur i anställningsintervjun

Fokus på det viktigaste

Ytterligare en möjlig förklaring till skillnaderna i resultat mellan studierna ovan är att den strukturerade referenstagningen som Fisher m.fl. studerade hade anpassade frågeformulär beroende på aktuell tjänst, med ett tydligt fokus på jobbrelaterade kompetenser. Det innebär att det referenserna fick möjlighet att bedöma var just jobbrelaterat. 

Rekommendationsbreven kunde istället formuleras hur som helst, det vill säga inte nödvändigtvis med relevanta kompetenser i fokus. I en sådan situation, med bristande fokus på något relevant, riskerar föreställningar om kön att ta plats i beskrivningarna av kandidaterna. 

Försiktig tolkning

Även om studierna ovan pekar mot att bias baserat på kön förekommer i ostrukturerade rekommendationsbrev men inte i samma utsträckning i kvantitativ strukturerad referenstagning så bör vi vara försiktiga med vilka slutsatser vi drar av resultaten. Det är trots allt enskilda studier, och de har dessutom använt olika metoder för att testa sina hypoteser och forskningsfrågor. 

Det är också viktigt att ha i åtanke att referenstagningen bara är ett steg i rekryteringsprocessen, och det är inte referenserna som väljer kandidat. Även om referenstagningen inte skulle visa på skillnader baserat på kön så kan det fortfarande uppstå skevhet i tolkningen och bedömningen av referenstagningen som helhet, samt av information från andra steg i urvalet. 

Praktiska tips till rekryteraren

Vad ska du tänka på inför referenstagningen för att minimera risken för bias och diskriminering? Här är några praktiska tips:

  • Oavsett om du använder skriftlig eller muntlig referenstagning, se till att den bygger på en välgjord jobbanalys så att det du ställer frågor om är relevant.

  • Ta minst 3 referenser för att minska påverkan från en enskild referens.

  • Ställ givetvis samma frågor till alla referenser.

  • Skapa ytterligare struktur i referenstagningen genom att be referensen svara på dina frågor/påståenden på en skala med fasta svarsalternativ. 

  • Bestäm i förväg hur resultaten från referenstagningen ska bedömas och vägas in i helheten.  

  • Skippa rekommendationsbreven, om du inte hittar ett sätt att göra dem mer strukturerade och baserade på jobbanalysen.
Referenser och lästips

Fisher, P. A., Robie, C., Hedricks, C. A., Rupayana, D. D., & Puchalski, L. (2022). Little cause for concern: Analysis of gender effects in structured employment references. International Journal of Selection and Assessment, 30(3), 361-377.

Madera, J. M., Hebl, M. R., Dial, H., Martin, R., & Valian, V. (2019). Raising doubt in letters of recommendation for academia: gender differences and their impact. Journal of Business and Psychology, 34(x), 287–303.

Schmader, T., Whitehead, J., & Wysocki, V. H. (2007). A linguistic comparison of letters of recommendation for male and female chemistry and biochemistry job applicants. Sex Roles, 57(7–8), 509–514.

Designed by stories / Freepik

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.