Vad behöver du tänka på när du vill skapa effektiva team som arbetar på distans? Den här artikelserien gör ett djupdyk i vad forskningen säger om att bygga, utveckla och leda team som kommunicerar och koordinerar sitt arbete digitalt. I förra veckans artikel handlade det om varför organisationer väljer att etablera virtuella team, hur de presterar jämfört med traditionella, och vad du bör tänka på innan du etablerar ett virtuellt team.
Läs mer: Att bygga och leda virtuella team – del 1
Den här veckans artikel handlar om den mest kritiska fasen i teamets livscykel, nämligen lanseringen. Forskning på virtuella team visar att den första tiden är otroligt viktig för teamets framtida prestation. Artikeln tar upp varför projektet bör inledas med en kick-off workshop samt vilka andra saker som bör vara i fokus i början för att bygga effektiva team. Längst ner i artikeln hittar du referenser och tips på mer läsning.
Lansera ett virtuellt team
Nedan följer några saker som kan vara bra att tänka på inför lanseringen av ett virtuellt team. Hur gör du för att skapa förutsättningar för effektiva team? Några saker som har visat sig vara viktiga är att (om möjligt) träffas personligen i början, utveckla goda relationer och sätta tydliga förväntningar.
Kick-off workshop för virtuella team
Nästan alla forskare inom ämnet virtuella team rekommenderar att inleda teamets arbete med en fysisk kick-off om det är möjligt. En sådan träff kan förbättra medlemmarnas relationer och underlätta arbetet framåt. Endast elektronisk kommunikation i ett tidigt skede när arbetet ska planeras och förberedas riskerar att leda till långa diskussioner, missförstånd och förvirring. Det ökar i sin tur risken för frustration och konflikter. Studier som jämför team som har haft en fysisk kick-off med team som inte haft det visar kort och gott att de som har haft en kick-off presterar bättre.
Det visar sig också att kommunikation face to face kan kopplas till effektivitet i virtuella team. Särskilt positivt verkar det vara att träffas personligen i början av arbetet. De flesta studier som har undersökt användningen av kommunikation face to face hittar dock fördelar med att periodiskt mötas personligen under hela teamets livscykel.
Vad ska då en inledande kick-off innehålla? Fokus bör vara på att etablera och utveckla bra relationer i teamet, men den kan också innehålla element av att tydliggöra roller, mål och förväntningar, samt träning i kommunikation. Tidig och gemensam träning skapar samhörighet, tillit, samarbete, ansvar för teamets mål, individuell tillfredsställelse och upplevd högre beslutskvalitet.
För vissa virtuella team är det inte möjligt att träffas fysiskt. I sådana fall kan videosamtal av kick-off-liknande format vara ett alternativ.
Tänk på:
- Att inleda det virtuella teamets arbete med en fysisk kick-off.
Fokus på relationer och kommunikation
Den samlade forskningen som finns visar att relationerna i det virtuella teamet är centrala för teamets framgång. Faktum är att sociala aspekter verkar ha större påverkan på teamets prestation än uppgiftsrelaterade aspekter som hur teamet koordinerar sitt arbete.
Relationer är viktiga i alla team, men blir särskilt viktiga när det finns utmaningar med att skapa dem – vilket är fallet i virtuella team. Team som kommunicerar och koordinerar sitt arbete till största delen digitalt tenderar att vara mer fokuserade på teamets uppgift än traditionella team, även om detta uppgiftsfokus brukar minska över tid. Dessutom rapporterar de sämre relationer till sina teammedlemmar.
I uppstartsfasen bör därför fokus vara på att bygga relationer. Så vad kan vi göra för att påverka detta? Exempelvis visar det sig att virtuella team som träffas personligen tidigt i projektet upplever bättre relationer med sina teammedlemmar än team som inte gör det.
Forskning visar också att kommunikationsmönster hos virtuella team tenderar att uppstå tidigt i teamets livscykel. Därför är det klokt att lägga extra fokus på kommunikation när teamet etableras. Det kan exempelvis röra sig om att sätta principer för när och hur teamet ska kommunicera.
Frekvent, kontinuerlig och spontan kommunikation i det virtuella teamet hjälper till att skapa tillit och minimera antalet konflikter. Att dela saker som inte har med arbetet att göra, det vill säga mer personlig information, kan också bidra till att bygga gruppidentitet, tillit och samarbete.
Tänk på:
- Att lägga extra mycket tid och fokus i början på att etablera relationer och kommunikation.
Tydliga mål och förväntningar
Att etablera gemensamma normer och specificera en tydlig struktur och fördelning i teamet vad gäller roller och uppgifter har visat sig bidra till framgång i virtuella team. Det underlättar koordineringen av arbetet när alla sitter utspritt över olika platser och kanske tidzoner, vilket i sin tur bidrar till bättre prestation.
En gemensam strategi och agenda för hur teamet ska uppnå sina mål och koordinera arbetet har också visat sig främja effektiva team. På samma sätt som det är viktigt att ha tydliga förväntningar mellan teammedlemmarna, är det också viktigt att ha tydliga förväntningar utåt. Resten av organisationen och berörda ledare behöver alltså ha riktiga och rimliga förväntningar på vad teamet ska och inte ska leverera.
Tänk på:
- Att etablera tydliga mål, förväntningar och strategier både inåt i teamet och utåt mot resten av organisationen.
Att leda och utveckla effektiva team
Kommande veckor berättar vi mer om vad forskningen säger om att leda och utveckla virtuella team. Vilket ledarskap eller ledarbeteenden fungerar bäst för virtuella team? Vilken typ av träning och utveckling behöver virtuella team för att lyckas?
Läs del 1 här: Att bygga och leda virtuella team – vad säger forskningen? Del 1
Läs del 3 här: Ledarskap på distans – virtuella team del 3
Läs del 4 här: Kommunikation och konflikter i team på distans – virtuella team del 4
Läs del 5 här: Teamutveckling på distans och avslutning av virtuella team – del 5
Referenser
Ebrahim, N. A., Ahmed, S., & Taha, Z. (2009). Virtual teams: a literature review. Australian Journal of Basic and Applied Sciences, 3(3), 2653-2669
Hertel, G., Geister, S., & Konradt, U. (2005). Managing virtual teams: a review of current empirical research. Human Resource Management Review, 15, 69-95
Powell, A., Piccoli, G., & Ives. B. (2004). Virtual teams: a review of current literature and directions for future research. The Data Base for Advances in Information Systems, 35(1), 6-36
Scott, C. P. R., & Williams, J. L. (2015). Culture, communication, and conflict: a review of the global virtual team literature. I J. L. Wildman, R. L. Griffith (Red.), Leading Global Teams. New York: Springer Science + Business Media
Designed by pch.vector / Freepik
Lämna ett svar