Vad är en bra rekryteringsprocess?

Att rekrytera är svårt, men det blir lättare med en bra rekryteringsprocess. Det skapar struktur, gör urvalsarbetet mer systematiskt, underlättar strategiskt rekryteringsarbete och begränsar den mänskliga faktorn. Den här artikeln ger en överblick av vad en bra rekryteringsprocess är, hur du anpassar den efter just din verksamhet och vilka delar den kan innehålla.  

Vad är syftet med rekryteringsprocessen?

Varför är det viktigt med en bra rekryteringsprocess? Utöver fördelarna ovan fyller rekryteringsprocessen ett flertal syften.

• Urval: att välja rätt kandidat genom att avgöra vilka kandidater som har kompetens för att kunna utföra och prestera i jobbet.
• Informera kandidaten: låta kandidaten få all information hen behöver för att kunna avgöra om det är rätt jobb och rätt organisation.
• Engagera kandidaten: skapa engagemang för jobbet och organisationen hos rätt kandidater för att de ska tacka ja till ett eventuellt erbjudande.
• Socialisering: låta kandidaten träffa centrala personer och framtida kollegor för att få olika perspektiv på jobbet och organisationen.
• Marknadsföring: rekrytering är en viktig marknadsföringskanal som gör det möjligt för organisationen att synas på ett förhoppningsvis positivt sätt.

Beroende på organisationen och arbetsmarknaden kan olika syften vara olika viktiga. Vilket är rekryteringsprocessens främsta syfte för dig? I branscher och yrken där det är svårt att rekrytera kanske det viktigaste är att engagera kandidaten under rekryteringsprocessen. I andra situationer kanske huvudsyftet är att ha största möjliga träffsäkerhet. För de allra flesta har en rekryteringsprocess flera syften, men det är viktigt att vara medveten om organisationens prioriteringar och utmaningar för att kunna designa en så bra rekryteringsprocess som möjligt.

Innan en rekrytering – behovsanalys

Rekrytering är en del av kompetensförsörjningsprocessen, ett sätt att förse en organisation med kompetens, ett sätt att lösa ett kompetensbehov. Andra sätt att lösa behovet kan vara att ta in konsulthjälp eller utveckla existerande personal genom utbildning, kurser och coaching.

Det är inte självklart att ett kompetensbehov betyder att organisationen behöver rekrytera. Därför är det viktigt att ställa följande frågor innan en rekrytering:  

• Vilken kompetens är det ni saknar?
• Är det ett reellt behov eller tror ni bara att ni behöver kompetensen för att någon med kompetensen har slutat eller för att konkurrenterna har kompetensen?
• Hur akut är kompetensbehovet?
• Har ni kompetensen internt? Är det möjligt att omplacera eller förändra arbetsuppgifterna för någon med kompetensen?
• Kan ni utveckla kompetensen internt genom utbildning, kurser, coaching?

Den centrala frågan här är om det verkligen behövs en rekrytering eller om kompetensbehovet kan lösas på annat sätt.

Förarbete till en rekryteringsprocess 

Innan ni sätter igång rekryteringsprocessen behöver ni göra ett gediget förarbete. Ni behöver veta vad jobbet som ni ska rekrytera till innebär och vilka krav det ställer på personen som ska utföra jobbet. För att ta reda på det kan ni med fördel göra en jobbanalys och ta fram en kravprofil. När dessa är på plats är det lättare att formulera annons och annat rekryteringsmaterial, sätta mål och skapa en rekryteringsgrupp.

Jobbanalys

Vad är en jobbanalys? En jobbanalys är en analys av själva rollen, vilka ansvarsområden och arbetsuppgifter den innehåller. Jobbanalysen ökar förståelsen för vad som krävs för att utföra det aktuella jobbet på ett tillfredsställande sätt. Med andra ord ger den insikt om vilka kompetenser befattningsinnehavaren behöver för att klara av jobbet och som således bör vara centrala i urvalsprocessen.

Läs mer: Vad är en jobbanalys och hur gör du en?

Kravprofil

En kravprofil är ett dokument som sammanfattar vilka krav personen som ska utföra jobbet behöver uppfylla. Med andra ord är det en beskrivning av vem ni ska rekrytera. Att göra en noggrann jobbanalys underlättar arbetet med att ta fram en kravprofil avsevärt, och ger förmodligen en mer korrekt kravbild eftersom den är baserad på faktiska arbetsuppgifter och kritiska situationer.

Kravprofilen kan delas in i olika typer av krav. Några av de vanligaste är:

• Utbildning
• Erfarenhet
• Kunskap,  färdigheter och förmågor
• Personliga egenskaper
• Intresse och utvecklingspotential
• Praktiska krav

Tänk på att en specifik utbildning eller erfarenhet inte på något sätt är en garanti för kompetens inom ett visst område. Det ger en indikation på att det kan finnas kompetens men inte mer än så. Därför bör dessa inte ta alltför stor plats i kravprofilen eller urvalsprocessen.

Kunskap, färdigheter och förmågor handlar om teoretisk förståelse, praktisk skicklighet och mental kapacitet. Dessa är förutsättningar för kompetens och kan med fördel få större fokus än utbildning och erfarenhet. Personliga egenskaper handlar om hur vi tenderar att agera i olika situationer, och är också en viktig del av kompetensbegreppet.

För att den framtida medarbetaren ska trivas och kunna utvecklas hos den nya arbetsgivaren är det också viktigt att det finns intresse och motivation för arbetet och organisationen, samt möjlighet att utvecklas i en för båda önskvärd riktning.

Praktiska krav är övriga krav för tjänsten som är mer eller mindre ofrånkomliga. Det kan handla om körkort, en viss certifiering eller yrkesbevis.  

Annons och rekryteringsmaterial

Jobbanalysen och kravprofilen utgör tillsammans ett bra underlag för att formulera en trovärdig och sanningsenlig annons. Att beskriva rollen på ett realistiskt sätt har flera fördelar. För det första ger det kandidaterna en mer korrekt bild, vilket möjliggör självselektion och mer relevanta sökare. För det andra kan det minska risken för att personen som blir anställd slutar tidigt eftersom förväntningarna är realistiska.

Mål och rekryteringsgrupp

Innan ni går vidare till nästa steg är det bra att sätta mål för rekryteringen och undersöka vilka som ska eller bör vara involverade i denna rekryteringsprocess.

Rekryteringsprocess – urvalsmetoder och tidsplanering

En rekryteringsprocess består ofta av flera steg och urval. Processen kan se ut på många olika sätt och innehålla flera typer av urvalsmetoder. Vanliga metoder är urvalsfrågor i ansökningsprocessen, CV-granskning, intervjuer, begåvningstester, personlighetstester, assessment center och arbetsprover. När du väljer urvalsmetoder är det dock viktigt att ta hänsyn till några saker.

• Kravprofilen: Vilka kompetenser ska utvärderas under rekryteringsprocessen? Hur kan dessa kompetenser mätas på bästa sätt?
• Validitet hos urvalsmetoden: Hur bra är mätinstrumentet för sitt syfte? Med andra ord, hur bra är urvalsmetoden på att predicera framtida arbetsprestation? Validiteten hos olika urvalsmetoder varierar kraftigt, exempelvis har begåvningstest hög validitet medan ålder inte har någon validitet alls. Om du använder flera urvalsmetoder är det en fördel att placera urvalsmetoden med högst validitet så tidigt i processen som möjligt.
• Resurser och effektivitet: Vissa urvalsmetoder är extremt resurskrävande medan andra är extremt resurseffektiva. Vid val av urvalsmetoder och design av rekryteringsprocessen är det därför viktigt att ta hänsyn till vilka resurser i form av tid och pengar som kan användas till rekryteringen.
• Kandidatupplevelse: När du ska designa processen och välja urvalsmetoder är det också viktigt att reflektera över hur det kommer att upplevas av kandidaterna. Ansökningsförfarandet måste vara så enkelt som möjligt, processen ska gärna vara rolig och engagerande samtidigt som den inte tar för mycket tid i anspråk.

Läs mer: Vilka urvalsmetoder är bäst vid rekrytering?

När processen är designad kan det vara fördelaktigt att sätta en tidsplanering för rekryteringen som alla involverade är överens om. Det gör det lättare att få en effektiv rekryteringsprocess som inte drar ut på tiden.

Kandidatupplevelse – rekrytering som marknadsföringskanal

Vad är kandidatupplevelse? Kandidatupplevelse handlar om hur kandidaten upplever rekryteringsprocessen, från annons och ansökning till avslag eller erbjudande. Under processens gång skapar sig kandidaten en uppfattning om organisationen för att kunna avgöra om detta är en arbetsgivare som hen vill jobba hos.

Bilden skapar kandidaten utifrån de interaktioner hen har med organisationen. Det kan vara information på karriärsidor, automatiska e-postmeddelanden eller interaktion med rekryterare och chefer. Hur kandidaten blir bemött och behandlad under processen, hur lång tid processen tar, samt hur urvalet och bedömningen går till påverkar också upplevelsen. Kom ihåg att ni är två som väljer. Det är inte bara organisationen som avgör om det blir en anställning eller inte.

Rekrytering är en extremt viktigt marknadsföringskanal som påverkar ert rykte som arbetsgivare och företag. Det är inte ovanligt att kandidater som har haft en negativ upplevelse berättar om detta för vänner och familj, slutar köpa företagets produkter och avråder alla i sin närhet från att söka jobb hos företaget.

Därför är det avgörande att alla som är involverade i en rekryteringsprocess förstår att de skickar signaler genom hur de hanterar och behandlar kandidaterna. Se till att rekryteringsprocessen visar organisationen från sin bästa sida och skapa engagemang genom att ha en enkel, rättvis och effektiv process.

---

---

Efterarbete – utvärdering och uppföljning

När rekryteringsprocessen är avslutad kvarstår det viktiga arbetet med att utvärdera och följa upp. Uppnådde ni de uppsatta målen? Följde ni tidsplanen? Hur nöjda är rekryterande chefer? Hur fungerar kandidaten som blev anställd? Här kan det vara intressant att sammanställa kvalitativa och kvantitativa data från rekryteringsprocessen. Hur många ansökningar kom in och från vilka kanaler? I vilken utsträckning var ansökningarna relevanta? Hur lång tid tog processen? Hur fungerade urvalsmetoderna?

Utvärdering och uppföljning är viktigt av flera skäl. Utan utvärdering är det svårt att förbättra processen. Att ha ett öppet forum för positiv och negativ kritik gör det möjligt att identifiera delar av processen som fungerar mindre bra. Involvera gärna chefer, rekryterare och kandidater i den mån det går. Om ni dessutom följer upp anställda kandidater i arbetet kan ni även utvärdera och förbättra träffsäkerheten.

Vill du ta din rekryteringsprocess till nästa nivå? Läs mer om våra utbildningspaket för rekrytering.

Designed by stories / Freepik