Strukturerad intervju – sju sätt att skapa struktur i anställningsintervjun

De flesta som arbetar professionellt med rekrytering betraktar idag en strukturerad intervju som bästa praxis och det vi bör eftersträva. Men varför är det så egentligen? Vilken forskning ligger till grund för den strukturerade intervjuns popularitet? Och vad innebär struktur i anställningsintervjun egentligen? Kan vi skapa den på flera sätt?

Den här artikeln berör strukturerade intervjuer i rekryteringssammanhang. Den ger en överblick av forskning på strukturerade intervjuer och konkreta tips på hur du kan skapa struktur i dina intervjuer och rekryteringsprocesser.

Vad är en strukturerad intervju?

När vi pratar om struktur i en anställningsintervju så pratar vi egentligen om standardisering. Inom forskningsmetodik finns det två sätt att skapa bättre förutsättningar för att bearbeta svar på ett organiserat sätt. Det ena är strukturering och det andra är standardisering.

Strukturering handlar om hur öppna eller slutna frågorna är, det vill säga hur stort utrymme intervjupersonen har att tolka frågan och formulera egna svar. En hög grad av strukturering ger intervjupersonen fasta svarsalternativ, vilket vanligtvis inte är det vi vill göra i en anställningsintervju.

Standardisering handlar istället om hur stort utrymme intervjuaren har att formulera sina frågor och tolka svaren. En hög grad av standardisering kan innebära öppna frågor (intervjupersonen kan svara fritt), men däremot har intervjuaren en fast intervjumall att förhålla sig till. I en standardiserad intervju ställer intervjuaren samma frågor på samma sätt och i samma ordning till alla intervjupersoner. 

Struktur i anställningsintervjun handlar med andra ord om metoder och tekniker för att standardisera intervjun, med syftet att förbättra dess psykometriska egenskaper (reliabilitet och validitet). Den här standardiseringen kan vi dela in ytterligare i två dimensioner; standardisering av intervjufrågor och standardisering av svarshantering.

Effekter av struktur i anställningsintervjun

Vad finns det för forskning på strukturerade intervjuer? Faktum är att det finns ganska mycket. Standardisering av anställningsintervjun har intresserat forskare sedan 50-talet och fortsätter att intressera forskare än idag. 

Ett flertal metastudier har jämfört strukturerade intervjuer med ostrukturerade och majoriteten av dem konstaterar att strukturerade intervjuer är både mer tillförlitliga (stabila i mätningen) och mer användbara (träffsäkra) än ostrukturerade sådana.

Några exempel:

• Wiesner & Cronshaw (1988): metaanalys av 150 validiteter (37862 intervjuer). Ostrukturerade intervjuer hade en prediktiv validitet på i genomsnitt r = 0.31 medan strukturerade intervjuer hade en prediktiv validitet på i genomsnitt r = 0.62 (korrigerat för mätfel i kriteriet arbetsprestation).
• McDaniel, Whetzel, Schmidt & Maurer (1994): metaanalys av 245 validiteter (86311 intervjuer). Ostrukturerade intervjuer, r = 0.33, strukturerade intervjuer r = 0.44 (korrigerade för mätfel i kriteriet).  
• Conway, Jako & Goodman (1995): olika former av struktur i anställningsintervjun är kopplat till högre reliabilitet.

Varför är strukturerade intervjuer bättre än ostrukturerade?

Jämfört med en ostrukturerad intervju tenderar alltså en strukturerad intervju att vara mer stabil som mätinstrument (kandidaten får i större utsträckning samma bedömning oavsett tillfälle och intervjuare), samt ha ett starkare samband med arbetsprestation och andra positiva utfall. 

Varför dessa skillnader existerar finns det flera förklaringar till. En viktig förklaring till att en strukturerad intervju uppvisar högre validitet är det faktum att den har högre reliabilitet. Högre reliabilitet (stabilare mätning) tenderar att bidra till högre validitet, och lägre reliabilitet tenderar att bidra till lägre validitet. Den här hypotesen finns det stöd för, då studier där man justerat uppskattningarna av validitet efter mått på intervjuns reliabilitet visar på likvärdig validitet mellan strukturerade och ostrukturerade intervjuer (Schmidt & Zimmerman, 2004). 

En annan förklaring är att strukturerade intervjuer kan mäta mer relevanta aspekter av kandidaten. Om intervjun fokuserar på det som har betydelse för tjänsten borde den ha en starkare koppling till framtida arbetsprestation. Här har forskning bekräftat att strukturerade och ostrukturerade intervjuer, åtminstone delvis, tenderar att mäta olika saker. Ostrukturerade intervjuer brukar exempelvis ha starkare samband med kognitiv förmåga, vilket innebär att en strukturerad intervju i större utsträckning mäter andra faktorer. Det medför i sin tur att en strukturerad intervju är ett bättre komplement till ett kognitivt test. 

Strukturerade intervjuer uppvisar också mindre skillnader mellan grupper (kön, ålder, etnicitet, funktionsnedsättning) än ostrukturerade intervjuer (se exempelvis Huffcutt & Roth, 1998). En lättillgänglig förklaring till det är att standardisering tvingar oss att fokusera på det som är relevant och inget annat. 

---

Vill du få HR-forskning direkt i din inkorg? Prenumerera på nya inlägg här:

---

Olika sätt att skapa struktur

Utifrån den stora mängd forskning som finns kan vi konstatera att struktur i anställningsintervjun är fördelaktigt av flera orsaker. Men hur skapar vi denna struktur? Faktum är att vi kan göra det på flera sätt. Nedan går vi igenom sju sätt att skapa struktur i och runt intervjun. 

1 – Jobbanalys

Jobbanalysen skapar struktur på så sätt att den är en strukturerad metod för att bestämma innehållet i intervjun. Fördelarna med att genomföra en ordentlig jobbanalys är flera, men alla bygger på antagandet att den gör att hela rekryteringsprocessen utgår från mer jobbrelevanta faktorer. Detta bidrar i sin tur till mindre påverkan av irrelevanta faktorer, en starkare koppling till arbetsprestation och bättre kandidatupplevelse. 

I metastudien av Wiesner och Cronshaw (1988) visade resultatet att en strukturerad intervju som bygger på en formell jobbanalys i genomsnitt är betydligt bättre på att förutsäga prestation (r = 0.87) än en strukturerad intervju som bygger på en informell eller spontan jobbanalys (r = 0.59).

Läs mer: Vad är en jobbanalys och hur gör du en?

2 – Samma frågor till alla kandidater

Standardisering av intervjufrågorna, att ställa samma frågor till alla kandidater, är det mest grundläggande sättet att skapa mer struktur på. Genom att skapa en intervjumall med förutbestämda frågor kan du säkerställa att alla kandidater får samma möjlighet att ge sina svar i intervjun.

Att ställa samma frågor till alla kandidater ökar i huvudsak reliabiliteten i intervjun, det vill säga stabiliteten i mätinstrumentet (intervjun). Högre reliabilitet innebär att mätinstrumentet är mindre känsligt för vem som använder det och när. Om reliabiliteten är hög kommer samma kandidat i större utsträckning få samma bedömning oavsett vem som håller i intervjun eller vid vilket tillfälle. Hög reliabilitet möjliggör i sin tur för högre validitet. 

Den här standardiseringen kan göras mer eller mindre strikt. En hårt standardiserad intervjumall tillåter i princip ingen flexibilitet vad gäller ordningen på frågorna, formulering av frågorna eller vilka följdfrågor som får ställas. För att illustrera detta ytterligare kan vi dela in standardisering av intervjun i olika nivåer:

1. Nivå 1 (hög grad av standardisering): exakt samma frågor i exakt samma ordning.
2. Nivå 2: i praktiken samma frågor men viss flexibilitet för att anpassa frågorna efter den specifika kandidaten eller utifrån samtalet som uppstår.
3. Nivå 3: inga exakta frågor men bestämda teman som ska gås igenom.
4. Nivå 4 (ingen standardisering): ingen struktur, intervjuaren kan ställa vilka frågor hen vill. 

Den högsta nivån av standardisering kan nog många uppfatta som svår att genomföra i praktiken. Att begränsa möjligheten till flexibilitet och följdfrågor kan få intervjuaren att känna sig som en robot och samtidigt uppleva att hen inte får fullständiga svar från kandidaten. Även kandidaten kan få en negativ och opersonlig upplevelse av en sådan intervjusituation.

I en metastudie av Huffcutt och Arthur (1994) indikerar resultatet att standardisering på nivå 2 ovan är tillräckligt för att skapa högsta möjliga validitet. Mer standardisering än så verkar alltså inte bidra till en bättre intervju, utan med tanke på kandidatupplevelsen kan det snarare vara tvärtom. 

3 – Ställa bättre frågor

En av fördelarna med att tänka till och planera intervjun i större detalj är att vi kan ställa bättre frågor, både vad gäller innehåll och formulering. Intervjufrågorna i sig kanske inte går att dela in i strukturerade eller ostrukturerade, men däremot går vissa frågor mer i linje med hög struktur i andra avseenden – t.ex. en strukturerad jobbanalys, samma frågor till alla kandidater och likadan bedömning av intervjusvaren.

Fyra vanliga frågetyper i strukturerade intervjuer är:

• Kunskapsfrågor
• Bakgrundsfrågor
• Situationsbaserade frågor
• Beteendeorienterade frågor

Olika typer av intervjufrågor har visat sig vara olika bra på att förutsäga framtida beteenden. Att ställa bättre frågor innebär med andra ord en möjlighet att förbättra validiteten i intervjun som urvalsmetod.

Läs mer: Vilka intervjufrågor är bäst? En jämförelse mellan fyra typer av strukturerade intervjufrågor

4 – Använd skalor med ankare 

Nu kommer vi in på den andra dimensionen av att skapa struktur i intervjun, nämligen den som handlar om hur vi bedömer svaren. Att använda en skala med ankare som stöd är ett värdefullt sätt att strukturera bedömningen av kandidatens svar.

En skala med ankare är en poängskala där varje steg på skalan har en tydlig beskrivning av vad kandidaten måste uppvisa för att få den aktuella poängen. Syftet med en sådan skala är att minimera risken för godtycklig poängsättning, vilket bidrar till både ökad reliabilitet och ökad validitet.

En vanlig typ av ankare är beteendeankare, som innebär tydliga beskrivningar av vilket eller vilka uppvisade beteenden som motsvarar vilket steg på skalan. En skala med beteendeankare kan utvecklas på olika sätt, men ofta används jobbanalysen som grund för att förankra skalan i verkliga exempel från arbetsplatsen.  

Läs mer: Beteendeankare för att minska bias i intervjun

5 – Poängsätt varje fråga

Ytterligare ett sätt att strukturera bedömningen av intervjun är att poängsätta svar på varje fråga. Poängsättning av varje enskilt svar innebär en högre grad av struktur eftersom bedömningen kommer närmare kandidatens faktiska svar. Gör vi istället en bedömning av flera frågor i ett, eller av hela intervjun kommer vi längre ifrån vad kandidaten faktiskt har svarat, och fler saker riskerar att påverka vår bedömning. En helhetsbedömning av hela intervjun i slutet av intervjun är den minst strukturerade formen av poängsättning. 

Vetenskapligt finns det stöd för att en uppdelad bedömning är bättre än en holistisk bedömning. Det finns även stöd för att flera bedömningar är bättre än en då det medför en högre reliabilitet. 

Att poängsätta varje fråga bör också kunna bidra till högre validitet då bedömningen kommer närmare den faktiska kompetens som kandidaten har beskrivit.

6 – Mekanisk bedömning

Att mekaniskt kombinera poängsättningar i en rekryteringsprocess har visat sig vara ett mer effektivt sätt att förutsäga arbetsprestation än att göra en subjektiv helhetsbedömning. Mekaniska metoder är ytterligare ett sätt att skapa mer struktur i processen. Det skapar både mer stabilitet i urvalet (det blir mer lika från gång till gång) och högre träffsäkerhet. 

Mekanisk bedömning kan appliceras på flera delar av intervjuprocessen:

• Att kombinera poängsättning från flera frågor eller dimensioner, det vill säga summera eller ta ett genomsnitt för att få en totalpoäng för hela intervjun. 
• Att kombinera poängsättning från flera intervjuare. Här går forskningen isär vad gäller vilken metod som är bäst: att ta ett genomsnitt rakt av eller att diskutera sig fram till en poäng på respektive fråga. Konsensus verkar i det här fallet fungera lika bra, om inte bättre, än att summera eller ta ett genomsnitt.
• Att kombinera intervjupoäng med poäng från övriga urvalsmetoder – tester, formella kompetenser m.m. Att den här sammanvägningen görs på ett mekaniskt sätt har visat sig vara betydelsefullt för rekryteringens totala prognosförmåga.

Läs mer: Träffsäker bedömning genom mekaniska metoder

7 – Kompetensutveckling för intervjuare

Träning och utveckling för personer som håller i intervjuer eller är delaktiga i att bedöma intervjusvar skapar inte mer struktur i sig. Däremot möjliggör den för effektiv implementering av andra komponenter som skapar struktur. Utbildningen kan omfatta alla delar i rekryteringsprocessen, från jobbanalys till formulering av intervjufrågor, utveckling av skalor, teknik för att ställa frågor och bedömning av intervjusvar.

Kompetensutveckling i form av utbildning och träning för intervjuare har förmågan att förbättra reliabilitet och validitet eftersom det gör att intervjuare bedömer på ett mer konsekvent och transparent sätt samt har tillräckliga kunskaper och färdigheter för att genomföra intervjun på ett strukturerat sätt. Träning för intervjuare har också potentialen att förbättra kandidatupplevelsen om det gör att intervjuaren känner sig mer avslappnad och kan ge ett mer professionellt intryck.  

Referenser och lästips

Campion, M. A., Palmer, D. K., & Campion, J. E. (1997). A review of structure in the selection interview, 50(3), 655-702.

Conway, J. M., Jako, R. A., & Goodman, D. F. (1995). A meta-analysis of interrater and internal consistency reliability of selection interviews. Journal of Applied Psychology, 80(5), 565-579.

Huffcutt, A. I., Arthur, W. Jr. (1994). Hunter and Hunter (1984) revisited Interview validity for entry-level jobs. Journal of Applied Psychology, 79(2), 184-190. 

Huffcutt, A. I., Roth, P. L., & McDaniel, M. A. (1996). A meta-analytic investigation of cognitive ability in employment interview evaluations: moderating characteristics and implications for incremental validity. Journal of Applied Psychology, 81(5), 459-473.

Levashina, J., Hartwell, C., Morgeson, F. P., & Campion, M. A. (2014). The structured employment interview: narrative and quantitative review of the research literature. Personnel psychology, 67, 241-293.

McDaniel, M. A., Whetzel, D. L., Schmidt, F. L., & Maurer, S. D. (1994). The validity of employment interviews: a comprehensive review and meta-analysis. Journal of Applied Psychology, 79(4), 599-616.

Schmidt, F. L., & Zimmerman, R. D. (2004). A counterintuitive hypothesis about employment interview validity and some supporting evidence. Journal of Applied Psychology, 89(3), 553-561.

Wiesner, W. H., & Cronshaw, S. F. (1988). A meta-analytic investigation of the impact of interview format and degree of structure on the validity of the employment interview. Journal of Occupational Psychology, 61, 275-290.

Designed by storyset / Freepik