Vad är Critical Incident Technique (CIT)?

Du som jobbar med rekrytering har kanske hört talas om Critical Incident Technique (CIT), en metod som kan underlätta det förberedande arbetet med jobbanalys och kravprofil. Den här artikeln går närmare in på vad Critical Incident Technique är, när metoden används, vad som skiljer den från andra metoder för jobbanalys, och hur processen ser ut. 

Skillnaden mellan Critical Incident Technique och andra metoder för jobbanalys

Critical Incident Technique (CIT) kan i stora drag beskrivas som en kvalitativ forskningsmetod som kan användas för att besvara många olika typer av frågeställningar. Metoden uppkom dock inom organisationspsykologin och användes inledningsvis för att identifiera vilka kvalifikationer som är avgörande för framgång i olika typer av arbeten. Idag används metoden också för att bland annat utvärdera prestation, underlätta kompetensutveckling, designa jobb, skapa bättre arbetsprocesser och utveckla hjälpmedlen.

Det som skiljer Critical Incident Technique från andra metoder för jobbanalys är dess fokus på kritiska situationer snarare än arbetsuppgifter, även om arbetsuppgifterna används för att identifiera dessa kritiska situationer. Istället för att utarbeta en detaljerad lista på alla tänkbara arbetsuppgifter, ligger huvudfokus på att förstå de situationer som är mest avgörande för resultatet och identifiera vilka beteenden som bidrar mest till att tjäna syftet med tjänsten.

Läs mer: Vad är en jobbanalys och hur gör du en?  

Hur använda Critical Incident Technique?

Processen för Critical Incident Technique är tydlig och strukturerad. Arbetsgruppen bör bestå av personer som känner till den aktuella rollen väl samt personer som har god förståelse för kompetensbegreppet och CIT som metod.

1 – Fastställa syftet med jobbet som ska studeras

Arbetsgruppen definierar varför det aktuella jobbet över huvud taget existerar och besvarar frågor som:

• Vad är huvudsyftet med jobbet som ska analyseras?
• Vilka mål ska jobbet sträva mot att uppnå?
• Vad förväntas av personen som utför jobbet?
• Vad definierar god prestation?

2 – Planera och specificera

När syftet och målen med jobbet är definierade bestäms vilka arbetssituationer som ska undersökas och hur processen ska se ut. Arbetsgruppen får en gemensam förståelse för det aktuella jobbet och gör en plan för hur insamlingen av information ska gå till. Här besvaras frågor som:

• Vilka arbetssituationer är relevanta för jobbet som helhet?
• Vad är kopplingen mellan olika arbetssituationer och det övergripande syftet?
• Hur påverkar olika arbetssituationer resultatet?
• Vilka ska observeras och vem ska göra observationerna?
• Vilka ska intervjuas och vem ska utföra intervjuerna?
• Vilka andra datainsamlingsmetoder ska användas?

3 – Samla in information

Den här fasen handlar om att samla in uttömmande information om de situationer och incidenter som det aktuella jobbet innehåller. En kritisk incident är en situation där individens agerande har stor betydelse för resultatet och det övergripande syftet med jobbet. Det kan vara situationer där utfallet har stor påverkan på andra (exempelvis kunder eller kollegor) och situationer där högpresterande skiljer sig från lågpresterande. Hur många kritiska incidenter som ska identifieras varierar men bör vanligtvis ligga runt några hundra. Ett sätt att avgöra när det finns tillräckligt med information är när 100 nya kritiska incidenter bara adderar 2-3 kritiska beteenden.

Alla observationer av kritiska incidenter ska innehålla tre viktiga delar:

1. Hur såg situationen som ledde fram till den kritiska incidenten ut (kontext)?
2. Hur agerade personen (beteende)?
3. Vad blev utfallet (resultat)?  

Det finns olika sätt att samla in information om kritiska incidenter, och det är en fördel att använda flera. Några av dem är:

• Observationer: observera när olika personer utför jobbet och notera vilka situationer som uppstår, hur personerna agerar och vad det leder till.
• Individuella intervjuer: med personer som utför jobbet idag, chefer, kunder, experter.
• Gruppintervjuer: med personer som utför jobbet idag, chefer, kunder, experter.
• Frågeformulär: låta en större grupp svara på frågor om specifika arbetssituationer.

4 – Analysera informationen

När informationen har samlats in ska den analyseras och sammanställas. Det innebär ofta att gå igenom stora mängder material från observationer, intervjuer och frågeformulär för att strukturera och kategorisera innehållet. Innan arbetet påbörjas är det viktigt att fastställa:

• Vad är som ska utvärderas? I rekryteringssammanhang handlar det ofta om att identifiera vilka situationer och beteenden som är kritiska för god prestation.
• Hur abstrakt eller konkret ska resultatet presenteras? Få generella beteenden eller många specifika beteenden?  

Materialet delas in i kategorier utifrån liknande situationer och beteenden. Här kan även de kritiska beteenden som har identifierats kopplas till kompetenser. I slutet av analysfasen bör arbetsgruppen ha skapat ett sammanställande dokument som beskriver den insamlade informationen på ett begripligt och användbart sätt utan att alltför många detaljer har försvunnit under processens gång.

5 – Tolka och rapportera resultatet

Slutligen bör hela processen utvärderas för att identifiera eventuella risker för subjektivitet eller felaktigheter. Diskutera vilka bedömningar som har gjorts och vilka beslut som har fattats under processens gång. Var inte rädda för att ifrågasätta och kritisera er själva.

Innan processen avslutas kan det vara fördelaktigt att bestämma hur resultatet ska användas framöver samt när och hur användbarheten ska utvärderas i framtiden.  

Vetenskapligt stöd för Critical Incident Technique

För att Critical Incident Technique ska tjäna sitt syfte är det viktigt att processen för att samla in information är tillförlitlig och att resultatet som genereras är relevant för det organisationen vill använda det till. Datainsamlingen ska helst vara så säker att den inte påverkas av vem som gör observationerna eller intervjuerna, och resultatets relevans och användbarhet bör kontrolleras.

Flera tidigare studier har bekräftat metodens tillförlitlighet och användbarhet. Andersson och Nilsson (1964), som använde CIT för att analysera jobbet till butikschefer i Sverige, konstaterade att resultatet från CIT-metoden var både tillförlitligt och giltigt. I en liknande granskning av Ronan och Latham (1974), som analyserade producenter av massaved, konstaterades även där tillfredsställande reliabilitet och validitet för CIT-metoden.

Metoden i sig har med andra ord vetenskapligt stöd, men pålitligheten beror i stor grad på hur den används. Några sätt att säkerställa en god process och minska risken för subjektivitet och felaktigheter är att:  

• Använda flera observatörer och intervjuare
• Observera och intervjua flera anställda och chefer
• Spela in intervjuer och arbeta utifrån inspelning eller transkribering av inspelning (inte anteckningar)
• Låta en utomstående expert ta fram kritiska incidenter och placera dem i kategorier för att se om de stämmer överens med arbetsgruppens resultat
• Säkerställa att de kategorier och kompetenser som har identifierats har verklighetsförankring genom att genomföra ytterligare intervjuer med anställda och/eller chefer

Informationen har till stor del hämtats från en artikel av Butterfield, Borgen, Amundson och Maglio (2005) som sammanfattar 50 år av Critical Incident Technique.

Hitta artikeln

Titel: Fifty years of the critical incident technique: 1954-2004 and beyond
Författare: Lee D. Butterfield, William A. Borgen, Norman E. Amundson, & Asa-Sophia T. Maglio
Tidskrift: Qualitative Research (2005), 5(4), s. 475-497