Vägen till evidensbaserade beslut om framtidens arbetsplats

den nya arbetsplatsen

Vi står inför en unik situation. Det senaste året har många av oss totalt förändrat vårt sätt att arbeta på. Fler än någonsin har arbetat hemifrån och vi har behövt skapa och upprätthålla nya rutiner, arbetssätt och interaktionsmönster. Många organisationer har tagit stora kliv mot framtidens arbetsplats.

Vad kommer att hända med våra arbetsplatser när vi så småningom ska återgå till det “normala”. Den här artikeln belyser några punkter som kan vara viktiga att ha med sig i beslut om utformningen av framtidens arbetsplats.

Vad är ett evidensbaserat beslut?

Att arbeta evidensbaserat handlar om att basera beslut på en noggrann avvägning av bästa tillgängliga bevis från flera källor för att öka sannolikheten för positiva utfall. Inom det evidensbaserade förhållningssättet är fyra perspektiv särskilt viktiga att ta hänsyn till:

  • Expertens förståelse för situationen och kontexten
  • Intressenterna som påverkas av beslutet
  • Lokal kunskap i form av fakta och data från organisationen
  • Vetenskaplig forskning

Läs mer: Vad är evidensbaserad HR och varför ska du bry dig? 

Utformning av framtidens arbetsplats

Hur kan vi ta oss an beslut om framtidens arbetsplats på ett evidensbaserat sätt? Först av allt måste vi förstå situationen, det vill säga problemet eller möjligheten, som vi står inför. Det är viktigt eftersom vi annars inte vet vad det är vi ska fatta beslut om.

I det här fallet ser vi en möjlighet att utforma en arbetsplats som är bättre anpassade efter behoven i verksamheten och hos individerna som arbetar i den. Vi tänker oss att vi måste göra vissa förändringar eftersom det finns nya förväntningar på flexibilitet. Samtidigt vill vi inte riskera försämringar i arbetsmiljön, effektiviteten, produktiviteten, relationerna eller något annat. 

Innan vi börjar resonera kring lösningar behöver vi också bestämma vad det är vi vill uppnå. Hur ska vi avgöra om beslutet var framgångsrikt? I en organisation kanske det främsta målet är att optimera för produktivitet, medan det i en annan kanske är bättre hälsa och välmående. Genom att sätta tydliga mål med beslutet blir det också lättare att väga olika alternativ mot varandra.

Samla relevanta bevis

När inramningen av beslutet är klar är det dags att samla bevis för att svara på frågeställningen. Här behöver du förstå:

  • Vilka krav och behov verksamheten har för att fungera väl. Kräver arbetet fysisk närvaro i någon form? Vilka kontaktytor finns? Hur beroende är medarbetarna av varandra i sitt arbete?
  • Vilka förväntningar och önskemål har de som kommer att jobba i verksamheten?
  • Vad säger forskning om utmaningar och möjligheter med olika lösningar? 

Läs mer: Allt du behöver veta om forskning på distansarbete

I samband med att du samlar information behöver du också utvärdera den utifrån trovärdighet och relevans. Hur starkt är beviset? Hur applicerbart är det på vår situation? Lägg sedan ihop bevisen till en helhet och fatta beslut.

Experimentera, mät och följ upp

Även efter den bästa researchen kan beslut få oanade konsekvenser. Var därför ödmjuk inför att den första lösningen ni testar troligtvis inte kommer att vara den sista. Om ni planerar att göra stora förändringar kan det vara en god idé att inleda med ett pilotprojekt som ni utvärderar innan ni implementerar förändringen i hela organisationen.

Utan uppföljning och utvärdering är det svårt att veta om ni har nått målet. Se därför till att, redan innan ni påbörjar implementeringen, planera in hur uppföljningen ska gå till. 

Några tips på vägen mot framtidens arbetsplats

Mycket tyder på att framtidens arbetsplatser kommer att vara mer flexibla gällande var, när och hur vi utför arbetet. Utöver tipsen ovan kan följande råd underlätta övergången till framtidens arbetsplats:

  • Skapa medvetenhet kring arbetssätt
    Med större flexibilitet kommer vi att behöva bli bättre på att avgöra var vi ska utföra olika arbetsuppgifter. Det kräver en större medvetenhet kring vilka miljöer som passar för vilka aktiviteter.
  • Stärk ledarskapet
    Större flexibilitet ställer nya krav på ledarskapet. Det handlar såklart om distansledarskap, men även om flexibla arbetssätt, digital kommunikation och digitalt samarbete, samt nya risker när det kommer till arbetsmiljö och ohälsa.
  • Se till att kulturen hänger med
    Stora förändringar kräver förändringar av normer och förväntningar. Lägg extra krut på att tydliggöra nya förväntningar på tillgänglighet, samarbete, möten m.m. Flera av utmaningarna med flexibla arbetssätt blir lättare att hantera med en stark organisationskultur.  

Behöver du stöd i att fatta evidensbaserade beslut? Tema HR kan stötta i form av utbildning, coachning och research av vetenskaplig forskning. Läs mer om detta här.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *