Den här artikelserien berör team som kommunicerar och arbetar på distans. Tidigare artiklar har handlat om vad du bör tänka på innan du etablerar ett virtuellt team, vad som är viktigt under lanseringen samt vilket ledarskap som är bäst för att skapa effektiva virtuella team. I den här artikeln gör vi ett djupdyk i vad forskningen säger om kommunikation och konflikter i team som arbetar på distans. Hur kommunicerar man bäst när teamet sitter utspritt på olika fysiska platser? Varför uppstår konflikter och hur kan teamet lösa dem på ett bra sätt?
Läs mer: Att bygga och leda virtuella team – vad säger forskningen? Del 1
Kommunikation i virtuella team
Kommunikation är ett centralt ämne när det kommer till virtuella team, både vad gäller ledarskapet och samarbetet mellan teamets medlemmar. Hur team på distans kommunicerar verkar bero på en hel del olika saker, bland annat krav och regler från organisationen, tidsmässig distans (om man arbetar i olika tidszoner) och kulturella preferenser. Vilket eller vilka medium (t.ex. mail, telefon, chatt, videosamtal) teamet väljer att använda påverkar också effektiviteten i kommunikationen. Dessa mönster uppstår ofta tidigt i teamets livscykel.
Vad är effektiv kommunikation?
Effektiv kommunikation i virtuella team verkar uppstå när det finns ett bra ledarskap, psykologisk trygghet, öppenhet och gemensam förståelse och förväntningar. Träning i kommunikation verkar också kunna bidra. Välfungerande kommunikation i team på distans kännetecknas av en hög kommunikationsfrekvens och att teamet väljer “rätt” kommunikationskanaler, det vill säga väljer den kanal som lämpar sig bäst för syftet med kommunikationen. Textbaserad kommunikation (t.ex. mail eller chatt) lämpar sig bäst för uppgiftsrelaterade frågor, medan face-to-face-möten passar bättre när det gäller samarbete och relationsbyggande. Framgångsrika team har en bättre match mellan typen av fråga eller uppgift och kommunikationskanal.
Det visar sig också att effektiva, produktiva och nöjda virtuella team också har mer icke-jobbrelaterad kommunikation. De pratar helt enkelt om andra saker än jobb. En förklaring kan vara att den här typen av samtal underlättar processer som skapar samhörighet, tillit och motivation.
Att kommunicera face-to-face
De flesta studier som har undersökt kommunikation i virtuella team hittar fördelar med att då och då träffas face-to-face. Varför är det viktigt att träffas och kommunicera personligen? En förklaring är att sådan kommunikation ger rikare information, vilket förbättrar medlemmarnas kommunikationskvalitet och relationer till varandra. Det kan i sin tur öka tilliten, prestationen, effektiviteten och informations- och kunskapsutbytet i teamet. Med andra ord kan det vara en god investering att ibland ha fysiska möten, även om det är uttalat att teamet är helt virtuellt.
När man inte kan träffas personligen
Vad gör man då om man inte har möjlighet att träffas fysiskt? Flera studier har visat att videosamtal kan lindra de negativa effekterna av att inte träffas face-to-face. Se därför gärna till att teamet videosamtalar ofta när möjligheterna att träffas är begränsade.
Det finns också indikationer på att team där medlemmarna känner varandra väl inte får samma negativa konsekvenser av att inte träffas fysiskt. Det gör att relationsbyggandet i början av teamets livscykel blir desto viktigare i team som arbetar på distans. Vid lanseringen av teamet bör därför fokus vara på att bygga trygga och stabila relationer.
Läs mer: Den kritiska lanseringen – virtuella team del 2
Kommunikation och ledarskap
Vissa studier pekar på att en hög kommunikationsfrekvens har positiva effekter på kvaliteten på relationen mellan ledare och följare (LMX). Hög relationskvalitet mellan chef och medarbetare är bland annat kopplat till virtuella teams förmåga till innovation. Likaså finns det ett samband mellan ledarens kommunikation och teamets prestation. Se därför till att ledaren för det virtuella teamet har goda förutsättningar för att kommunicera med teamet på ett effektivt sätt.
Läs mer: Ledarskap på distans – virtuella team del 3
Hinder mot effektiv kommunikation
Effektiv kommunikation kan hindras av den fysiska distansen mellan medlemmar. Likaså finns det en risk för sämre kommunikation vid större kulturell mångfald i teamet. Här underlättas kommunikationen av rikare medium, såsom video eller face-to-face. Psykologisk trygghet har också visat sig minska de negativa effekterna av fysisk distans mellan medlemmar. Det handlar om en kultur som är öppen, stöttande och medlemmarna känner sig trygga att säga vad de tycker och tänker.
Tänk på:
- Att etablera goda kommunikationsvanor tidigt genom att bygga tillit och trygghet, samt se till att teamet har kunskaper och verktyg för att kommunicera effektivt.
Konflikter i virtuella team
De vanligaste föregångarna till konflikter i virtuella team är fysisk distans och kulturell mångfald. Den här typen av distans mellan medlemmarna är ingen garanti för fler konflikter, men ökar risken. Det gäller framförallt om det bildas subgrupper i teamet. Se därför till att hela gruppen samarbetar med varandra, och försök förhindra uppkomsten av grupperingar.
Konflikthanteringen viktigare än konflikten i sig
Konflikter är inte bara dåligt för ett team, de kan även bidra med flera perspektiv vid idégenerering och beslutsfattande. Det som är avgörande för teamets prestation är hur medlemmarna hanterar konflikterna.
En samarbetande konflikthanteringsstil (collaborative conflict management) har visat sig vara kopplat till tillfredsställelse och prestation i virtuella team. Den här stilen innefattar en hög omtanke om andra, hög omtanke om sig själv och fokus på att integrera alla medlemmars synvinkel. Detta är ett effektivare sätt att lösa konflikter på än undvikande, kompromissande eller komprometterande konflikthantering.
Spontan kommunikation i teamet ökar känslan av gruppidentitet och minskar risken för konflikter. Det kan vara för att det gör att konflikter identifieras och blir lösta innan de eskalerar. En annan förklaring är att spontan kommunikation skapar starkare relationer och tillit mellan medlemmarna.
Tänk på:
- Att träna på och uppmuntra ett samarbetande sätt att lösa konflikter på.
Vill du få HR-forskning direkt i din inkorg? Prenumerera på nya inlägg här:
Mer om virtuella team
Avslutningsvis i den här artikelserien kommer vi prata om vad du bör tänka på när det kommer till träning och kompetensutveckling för team som arbetar helt eller delvis på distans, samt hur ett virtuellt team avslutas på bästa sätt.
Glöm inte att prenumerera för att få framtida artiklar i din inkorg.
Läs del 1 här: Att bygga och leda virtuella team – vad säger forskningen? Del 1
Läs del 2 här: Den kritiska lanseringen – virtuella team del 2
Läs del 3 här: Ledarskap på distans – virtuella team del 3
Läs del 5 här: Teamutveckling på distans och avslutning av virtuella team – del 5
Referenser
Ebrahim, N. A., Ahmed, S., & Taha, Z. (2009). Virtual teams: a literature review. Australian Journal of Basic and Applied Sciences, 3(3), 2653-2669
Hertel, G., Geister, S., & Konradt, U. (2005). Managing virtual teams: a review of current empirical research. Human Resource Management Review, 15, 69-95
Neufeld, D. J., Wan, Z., & Fang, Y. (2008). Remote leadership, communication effectiveness and leader performance. Group Decision and Negotiation, 19(3), 227-246
Powell, A., Piccoli, G., & Ives. B. (2004). Virtual teams: a review of current literature and directions for future research. The Data Base for Advances in Information Systems, 35(1), 6-36
Scott, C. P. R., & Williams, J. L. (2015). Culture, communication, and conflict: a review of the global virtual team literature. I J. L. Wildman, R. L. Griffith (Red.), Leading Global Teams. New York: Springer Science + Business Media
Watson, K. D. (2007). Remote management: traditional leadership behaviors in a contemporary work environment. Doktorsavhandling
Designed by slidesgo / Freepik
Lämna ett svar