Aktivitetsbaserade kontor, där medarbetare kan välja arbetsplats beroende på vad de arbetar med för tillfället, har blivit allt vanligare. Men vad säger egentligen forskning om aktivitetsbaserade kontor? Hur påverkar de medarbetaren och verksamheten jämfört med andra kontorstyper? I den här artikeln tittar vi närmare på aktivitetsbaserade kontor och deras effekter på attityder, hälsa, samarbete och prestation.

Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?

Aktivitetsbaserade kontor, även kallade agila, flexibla eller verksamhetsanpassade kontor, tillåter och uppmuntrar medarbetare att välja olika typer av kontorsmiljöer beroende på vilken arbetsuppgift (aktivitet) de har framför sig. 

I ett aktivitetsbaserat kontor finns ofta en variation av arbetsplatser att välja mellan, från enskilda skrivbord i ett öppet landskap till olika typer av samarbetsytor, samtals- och mötesrum. Medarbetarna har oftast ingen egen plats, men ibland finns hemvister utsedda för specifika grupper. 

Olika typer av kontor

Vad är alternativet till aktivitetsbaserat kontor? Några vanliga kontorstyper är följande:

Kontorstyp	Beskrivning
Cellkontor	Enskilt rum för 1 person.
Delat kontor	Delat rum för 2-3 personer.
Litet öppet kontor	Öppet landskap för 4-9 personer.
Medelstort öppet kontor	Öppet landskap för 10-24 personer. Den vanligaste formen av öppet kontor i Sverige.
Stort öppet kontor	Öppet landskap för 25 eller fler personer. Ovanligt i Sverige men desto vanligare internationellt.
Flexkontor	Kombination av öppet landskap och ytor för koncentrationsarbete, telefonsamtal och möten. Ofta indelat i zoner för olika typer av aktiviteter. Flexibla (ej fasta) arbetsplatser.
Kombikontor	Kombination av individuella fasta arbetsplatser och ytor för samarbete, huvudsakligen för organisationer där en stor del av arbetet sker i team.

De flesta skulle definiera aktivitetsbaserade kontor som en form av flexkontor.

Effekter på attityder, hälsa, samarbete och prestation 

Orsakerna till att organisationer väljer att implementera en aktivitetsbaserad arbetsplats kan vara flera. Kostnadseffektivisering är ofta en drivkraft, eftersom ett aktivitetsbaserat kontor i regel rymmer fler personer än en traditionell kontorsmiljö. Förespråkare brukar dessutom framhålla argument som större flexibilitet och bättre möjligheter till interaktion och samarbete. Men vad finns det för forskningsstöd för dessa påståenden?

Här är det värt att poängtera att forskningen är minst sagt begränsad när det kommer till hur olika typer av kontor påverkar dessa utfall. I en systematisk litteraturgenomgång av Engelen, Chau, Young, Mackey, Jeyapalan och Bauman (2019)  hittar författarna 17 relevanta studier som berör effekterna på attityder, hälsa, samarbete och prestation. Slutsatserna nedan är i stora drag baserade på deras artikel. 

Autonomi och kontroll 

Ett av de centrala argumenten för aktivitetsbaserade kontor är medarbetarnas ökade möjligheter att själva välja arbetsplats beroende på uppgiften de har framför sig. Vi vet nämligen sedan tidigare att autonomi – självbestämmande – är viktigt för vår motivation, vårt välmående och vår prestation. Därför borde också möjligheten att välja var, när och hur arbetet ska utföras bidra till detta.

Forskningen på det här området är tydlig: upplevelsen av autonomi är högre i aktivitetsbaserade kontor än i andra kontorsmiljöer. Vi upplever att vi har större kontroll över vår arbetssituation, inklusive var vi utför arbetet men även kontroll över våra arbetstider, informationsflöden och interaktion med kollegor.

Ofta kommer ett aktivitetsbaserat kontor med ett mer aktivitetsbaserat arbetssätt, som också innefattar en större flexibilitet vad gäller arbetstider och arbetsplats samt ett mer resultatorienterat ledarskap. Detta kan i sin tur leda till en ännu starkare känsla av autonomi och kontroll.

Aktivitetsbaserade kontor och hälsa

När det kommer till hälsa är forskningsresultaten tvetydiga. Vår allmänna hälsa verkar inte påverkas nämnvärt av vilken typ av kontor vi arbetar i, även om det finns resultat som tyder på att aktivitetsbaserade kontor kan medföra lägre sjukfrånvaro än helt öppna planlösningar. 

I en svensk studie av Danielsson och Bodin (2008) konstaterade forskarna att individuella cellkontor och flexkontor var förknippade med bättre hälsa, medan alla typer av öppna planlösningar var associerade med sämre hälsa. I stora drag visade flexkontor liknande resultat som individuella cellkontor när det kom till hälsa.

Flexibla kontor kan också innebära mindre fysiska besvär. Enstaka studier indikerar exempelvis mindre smärta i rygg, handleder och andra kroppsdelar efter bytet till en aktivitetsbaserad kontorsmiljö, särskilt när bytet kombinerades med ergonomiträning.

Rör vi på oss mer under arbetsdagen när vi arbetar aktivitetsbaserat? Kanske. De få studier som finns tyder på att vi byter arbetsplats fler gånger, sitter mindre och står mer. Däremot verkar effekterna vara ganska små.

Forskare har även intresserat sig för vårt mentala välmående i olika typer av kontor. Resultaten är dock otydliga. Att arbeta i en aktivitetsbaserad miljö verkar inte ha någon större påverkan på stress eller utmattning, även om det verkar vara bättre än öppna planlösningar i detta avseende. 

Interaktion, kommunikation och samarbete

Ett vanligt påstående är att aktivitetsbaserade miljöer främjar de sociala aspekterna av arbetet, som hur vi interagerar, kommunicerar och samarbetar med varandra. Forskningen som finns på det här området pekar mot att så är fallet. 

En handfull studier visar på positiva samband mellan en aktivitetsbaserad kontorsmiljö och kommunikation med både kollegor och kunder. Detsamma gäller möjligheterna till spontana och informella samtal. Även samarbetet verkar bli bättre i ett aktivitetsbaserat kontor, även om antalet studier på det området är färre. 

Att leda på distans – vad säger forskning?

Ladda ner vår kostnadsfria rapport Att leda på distans – vad säger forskningen? En sammanfattning av forskningsbaserade tips för dig som leder, eller stöttar chefer som leder, på distans.

Koncentration i aktivitetsbaserat kontor

Hur påverkar kontorsmiljön möjligheten att arbeta koncentrerat? Det beror så klart på vad vi jämför med. Individuella cellkontor, där vi har möjlighet att stänga dörren och slippa kollegor sittande vid sidan av oss, är svårslaget när det kommer till koncentration. Majoriteten av studier som berör aktivitetsbaserade kontor och koncentration slår fast att vi blir mer distraherade i ett sådant kontor jämfört med ett cellkontor. Vi blir avbrutna av kollegor oftare och vi blir mer störda av andra ljud i form av dörrar, skrivare och ventilationssystem som låter. 

Däremot är aktivitetsbaserade kontor bättre än helt öppna planlösningar när det kommer till möjligheten att koncentrera sig. I öppna kontorslandskap finns få möjligheter att gå undan eller få det tyst omkring sig. I ett väl anpassat aktivitetsbaserat kontor finns det istället utrymme för koncentrerat arbete, genom tysta zoner eller enskilda arbetsrum. 

Möjligheten till avskildhet är ändå begränsad i ett aktivitetsbaserat kontor, åtminstone om vi jämför med ett cellkontor. De studier som har undersökt medarbetares upplevelser kring detta är i huvudsak negativa, även om några studier faktiskt rapporterar positiva effekter. Generellt tycker vi att det är svårare att ta privata samtal och möten när vi arbetar i mer öppna miljöer, såsom öppna planlösningar och aktivitetsbaserade kontor, jämfört med individuella cellkontor eller delade kontor för 2-3 personer.

Prestation och tillfredsställelse i aktivitetsbaserade kontor

Engelen m.fl. (2019) identifierar 11 studier på aktivitetsbaserade kontor som har undersökt någon aspekt av prestation, bland annat produktivitet, tillfredsställelse, motivation och arbetsprestation. Majoriteten av dessa, 8 studier, rapporterar positiva effekter av att övergå till ett aktivitetsbaserat kontor. Resterande rapporterar negativa effekter eller ingen effekt. Med andra ord pekar de vetenskapliga bevisen i en positiv riktning, även om det förmodligen finns fler saker som påverkar utfallet. 

Av de studier som hittade positiva effekter var ökad produktivitet den vanligaste. Aktivitetsbaserade kontor verkar kunna bidra till högre produktivitet jämfört med både cellkontor och öppna planlösningar. 

Några studier indikerar även ökad motivation, engagemang och tillfredsställelse. Ett exempel är Danielsson och Bodin (2008) som undersökte jobbtillfredsställelse i svenska kontor. Här var flexkontor, delade rum och individuella cellkontor associerade med högst jobbtillfredsställelse. 

Vad gäller upplevelsen av den fysiska miljön är resultaten i stort sett positiva. Medarbetare upplever det aktivitetsbaserade kontoret som funktionellt och estetiskt tilltalande. Majoriteten är nöjda med ljus och ventilation, men mindre nöjda med ljudnivå och temperatur.

Möjligheter och utmaningar med aktivitetsbaserat

Sammanfattningsvis finns det både möjligheter och utmaningar med aktivitetsbaserade kontor. 

Några  av de främsta möjligheterna är ökad autonomi och kontroll samt förbättrad kommunikation, interaktion och samarbete, både internt och externt. Båda har i sin tur potential att öka motivationen, produktiviteten och lärandet.

Det finns också indikationer på att aktivitetsbaserade kontor kan ha en positiv effekt på medarbetarnas hälsa och välmående, men här behövs betydligt mer forskning för att vi ska kunna dra mer långtgående slutsatser.

Bland utmaningarna kan vi se begränsade möjligheter till koncentrerat arbete och avskildhet. Verksamheter som kräver mycket av detta behöver säkerställa att det finns utrymme för den typen av arbete, eller satsa på en annan kontorslösning. 

I Danielsson och Bodins (2008) jämförelse mellan olika typer av kontor verkar framförallt individuella cellkontor och mer flexibla aktivitetsbaserade kontor vara associerat med lägst risker gällande hälsa, tillfredsställelse och prestation. Alternativen, huvudsakligen olika typer av öppna planlösningar, verkar istället innebära en ökad risk för negativa hälsoeffekter och minskad tillfredsställelse. 

Aktivitetsbaserat arbetssätt

Ett aktivitetsbaserat kontor garanterar inte ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Den fysiska miljön kan tillåta ett aktivitetsbaserat arbetssätt, men om inte medarbetarna förändrar sitt beteende finns det en risk att potentiella fördelar uteblir. 

En studie av Appel-Meulenbroek, Groenen och Janssen (2011) visar tydligt att aktivitetsbaserade kontor inte alltid används på det tilltänkta sättet. Efter att ha studerat fyra olika organisationer kunde forskarna konstatera att i genomsnitt 68 procent aldrig bytte arbetsstation under en normal arbetsdag. Under en vecka var det bara 12 procent som använde fler än tre olika typer av arbetsstationer. Majoriteten (37 %) använde två typer av arbetsplatser, medan resterande använder en (19 %) eller tre (32 %). En av de främsta utmaningarna med aktivitetsbaserade kontor är därför att få till ett arbetssätt som utnyttjar möjligheterna med den nya kontorsmiljön. 

Spridda och tvetydiga resultat bland studierna tyder också på att det inte bara är kontorsformen i sig som bidrar till utfallet utan att det finns fler påverkande faktorer. Det kan exempelvis handla om hur väl kontoret är anpassat efter verksamhetens behov, hur god förankringen med ledning och medarbetare är, samt hur processen för införandet och uppföljningen av det nya kontoret fungerar. 

Kontoret post-corona

Kommer det aktivitetsbaserade kontoret få ett uppsving efter pandemin? Faktum är att många organisationer och chefer under coronapandemin har blivit tvingade att övergå till ett mer resultorienterat ledarskap, vilket går hand i hand med ett aktivitetsbaserat arbetssätt. De senaste åren har lärt oss att det i de allra flesta fall fungerar utmärkt att arbeta på distans och i större utsträckning själva styra över vår arbetsvardag. 

Samtidigt inser vi att kontoret har ett värde i form av att vara en mötesplats för samtal, kreativitet, gemenskap och lärande. Kanske har pandemin gjort oss än mer redo att arbeta flexibelt och aktivitetsbaserat, med individens självbestämmande och verksamhetens behov i fokus.

Referenser och lästips 

Appel-Meulenbroek, R., Groenen, P., & Janssen, I. (2011). An end-user’s perspective on activity-based office concepts. Journal of Corporate Real Estate, 13(2), 122–135.

Engelen, L., Chau, J., Young, S., Mackey, M., Jeyapalan, D., & Bauman, A. (2019). Is activity-based working impacting health, work performance and perceptions? A systematic review. Building Research & Information, 47(4), 468-479.

Danielsson, C. B., & Bodin, L. (2008). Office type in relation to health, well-being, and job satisfaction among employees. Environment and Behavior, 40(5), 636–668.

Designed by storyset