Att skapa en resilient organisation – sju viktiga förutsättningar för resiliens

fyra personer i en resilient organisation diskuterar ideer och kommer på lösningar på problem

En resilient organisation är en organisation som har förmågan att hantera och överleva utmaningar och motgångar. Resilienta organisationer är bra på att hitta lösningar på alla typer av problem och möjligheter som uppstår, vilket gör att de presterar bättre och lever längre. Den här artikeln handlar om vilka faktorer som bidrar till resiliens och vad du kan göra för att skapa en resilient organisation. 

Läs mer: Vad är resiliens och varför behöver min organisation ha det?

Empirisk forskning på resilienta organisationer

Det finns en del forskning på resiliens och en ganska god förståelse för vilka faktorer som främjar respektive hindrar effektiv hantering av motgångar i organisationer. Följande sju områden har visat sig vara särskilt viktiga för en resilient organisation och bygger på tre översiktsartiklar (Baras, Mbau & Gilson, 2018; Hartmann, Wiss, Newman & Hoegl, 2020); Ruiz-Martin, López-Paredes och Wainer, 2018). 

1 – Materiella och finansiella resurser

Det här kanske inte förvånar dig, men organisationer som har gott om materiella och finansiella resurser klarar sig bättre genom kriser. Kort och gott handlar det om att resurser möjliggör alternativa vägar när ursprungsplanen inte längre fungerar. Med goda ekonomiska förutsättningar kan organisationen säkra sin produktion och försäljning trots problem hos leverantörer, högre råvarupriser eller förändrade kundbeteenden.  

2 – Förberedelser och planering

Även om utmaningar och kriser ofta uppstår plötsligt och oförutsett så är förberedelser och planering ett bra sätt att främja organisationens förmåga att hantera dessa motgångar. Förberedelserna kan handla om att utveckla krisplaner som säkerställer att verksamheten kan fortsätta fungera trots hinder i omvärlden. Det kan också handla om att säkerställa leverans av nödvändiga varor och tjänster när ordinarie leverantör inte kan leverera. Ytterligare ett sätt att förbereda sig på utmaningar och kriser är att arbeta med scenarioövningar eller scenarioplanering. 

Organisationer som är bra på att hantera utmaningar och kriser tenderar att ha flera alternativa handlingsvägar. De har med andra ord identifierat ett flertal sätt att uppnå sin vision eller sina mål. Fördelen med detta är att när det uppstår utmaningar eller hinder i ursprungsplanen kan de snabbt byta riktning och hitta en annan väg framåt. 


3 – Informationshantering och informationsflöden

Resiliens är beroende av hur organisationen hanterar och använder information. För att kunna agera snabbt och lämpligt behöver rätt personer få tillgång till rätt information så tidigt som möjligt. Det kräver snabba informationsvägar samt en öppen och transparent hantering av information.

Rätt information vid rätt tidpunkt ökar organisationens medvetenhet om situationen den befinner sig i. Organisationen får en bättre uppfattning och förståelse för vad som händer i omvärlden, vilket gör det möjligt att göra anpassningar i ett tidigt skede.

Om information å andra sidan är trögflytande eller begränsad till några få personer är risken stor att viktiga personer inte uppfattar vad som är på väg att hända. Följden blir att reaktionen blir fel, uteblir eller kommer alltför sent.

4 – Decentraliserad styrning och ledning

Hur styrningen och ledarskapet ser ut verkar ha stor påverkan på organisationens förmåga till resiliens. Decentralisering är en faktor som har visat sig vara viktig. Organisationer som har distribuerat mandat och kontroll istället för en uppifrån-och-ner hierarkisk modell är mer responsiva när utmaningar och kriser uppstår. En viktig förklaring till detta är att decentralisering bemyndigar människor i organisationen att fatta egna beslut, vilket gör att organisationen (det vill säga människorna i den) kan agera snabbare. 

Beslutsfattandet i resilienta organisationer kännetecknas av delaktighet och transparens. Många personer får tycka till och diskutera när organisationen ska fatta viktiga beslut. Förutom att detta möjliggör bättre beslut skapar det också tillit, motivation och engagemang.

Resilienta organisationer har ledare som är dedikerade och som sprider en tydlig vision. De är synliga och tillgängliga samt främjar ett inkluderande och transparent beslutsfattande. Dessutom är ledarna bra på att visa tillit och ge medarbetarna tillåtelse att agera själva. Det skapar tillit och en känsla av ansvar och åtagande, vilket i sin tur främjar handlingskraft.

5 – Motivation och välmående

Som du säkert redan har listat ut är medarbetarna avgörande i en resilient organisation. Det är medarbetare på olika nivåer som kan agera när de ser förändringar i omvärlden, och därför kan vi främja resiliens genom att ge medarbetare mandat, befogenhet och resurser att agera. Därför är det också viktigt att organisationen har personer med rätt kompetens och framförallt motivation och engagemang för organisationens syfte. Motiverade och engagerade medarbetare har en högre förmåga att hålla i och hålla ut när de möter motgångar, vilket kan vara avgörande vid utmaningar och kriser. 

Att prioritera välmående har också visat sig bidra positivt till organisationens resiliens. Det kan handla om att skapa en positiv social miljö som präglas av psykologisk trygghet, att säkerställa att alla har tillräckligt med resurser för att hantera sin arbetsbelastning, samt att vara lyhörd för behov hos medarbetarna. 

6 – Kultur som främjar resiliens

Hur är organisationskulturen i en resilient organisation? Forskare har identifierat två områden inom organisationskulturen som främjar resiliens. Det första är attityden mot utmaningar och motgångar. I en resilient organisation ser medarbetare utmaningar som möjligheter att lära och utveckla snarare än problem. Det finns en positiv inställning och ett engagemang kring att hugga tag i utmaningar som uppstår. I organisationskulturer som inte främjar resiliens tenderar människor istället att förneka, ignorera eller dölja att det finns utmaningar i verksamheten.

Det andra området inom organisationskulturen som är viktigt för resiliensen är kopplat till kreativitet och innovation. Resilienta organisationer har ett kreativt klimat och det finns en stark motivation att komma med idéer och lösningar. Organisationen kan främja ett kreativt klimat genom att bygga psykologisk trygghet, ge tid och resurser till kreativa projekt, uppmuntra experimentering, belöna innovation samt tolerera misstag och misslyckade projekt. 

Läs mer: Skapa psykologisk trygghet – så gör du

7 – Nätverk och samarbete

Slutligen är nätverk och samarbete två sociala faktorer som verkar vara avgörande för resiliens i en organisation. Organisationen behöver utveckla goda nätverk både internt och externt, samt se till att samarbetet mellan olika personer, funktioner och organisationer fungerar. Fördelen med starka nätverk och samarbeten är att de möjliggör smidig överföring och spridning av information, kunskap och innovativa idéer. 

10 reflektions- eller diskussionsfrågor till dig som vill bygga en resilient organisation

  • Har vi en plan för hur verksamheten ska fungera vid en större kris? 
  • Vilka alternativa vägar till vår vision eller våra mål har vi om vår nuvarande plan inte fungerar? 
  • Hur flödar information i vår verksamhet? Kan flödet av information fungera mer effektivt? 
  • Finns det beslut som kan flyttas längre ner i organisationen? 
  • Hur transparenta är vi när vi ska fatta viktiga beslut? Hur delaktiga får medarbetare i olika delar av organisationen vara?
  • Har vi en stark motivation och ett starkt engagemang kring organisationens syfte?
  • Hur mår våra medarbetare? Kan vi bli bättre på att prioritera välmående?
  • Vad har medarbetare i organisationen för inställning till utmaningar? Behöver vi förbättra den förmågan? 
  • På vilket sätt främjar eller hindrar vi kreativitet och innovation? Har vi ett öppet och tryggt klimat? Ger vi tid och resurser till kreativa projekt? Uppmuntrar och belönar vi experimentering och innovation? Hur toleranta är vi mot misstag och misslyckanden?
  • Vilka gränsöverskridande nätverk har våra medarbetare tillgång till, internt och externt?
Referenser

Barasa, E., Mbau, R., & Gilson, L. (2018). What is resilience and how can it be nurtured? A systematic review of empirical literature on organizational resilience. International Journal of Health Policy Management, 7(6), 491-503.

Hartmann, S., Weiss, M., Newman, A., & Hoegl, M. (2020). Resilience in the workplace: a multilevel review and synthesis. Applied Psychology: an International Review, 69(3), 913-959.

Ruiz-Martin, C., López-Paredes, A., & Wainer, G. (2018). What we know and do not know about organizational resilience. International Journal of Production Management and Engineering, 6(1), 11-28.

Designed by vectorjuice / Freepik

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *