Intervjuteknik för rekryterare – vägen till träffsäkra intervjuer

Intervjuteknik för rekryterare är nyckeln till träffsäkra intervjuer

Intervjun är en av de vanligaste urvalsmetoderna. För att bli en bra intervjuare krävs kunskap, praktisk träning och en vilja att bli bättre. Forskning indikerar att intervjuteknik, bedömningsmetod och motivation påverkar kvaliteten på intervjun. Att känna till grundläggande intervjuteknik är därför en viktig färdighet hos alla som någon gång är delaktiga i en rekryteringsprocess. Den här artikeln hjälper dig med det.

De allra flesta organisationer använder sig av någon form av intervju när de rekryterar ny personal. Det kan vara en telefonintervju, gruppintervju, djupintervju, kompetensbaserad intervju eller en kombination av flera olika intervjuer. Inför en intervju är ofta kandidaten nervös, nu gäller det att visa vad man går för. Det är dock inte heller lätt att vara den som håller i en intervju. Som intervjuare måste du inte bara ställa rätt frågor utan också lyssna på svaren, anteckna och bedöma kandidaten.

Den här artikeln går igenom några vanliga begrepp inom intervjuteknik och ger dig konkreta tips på vad du bör tänka på när det är du som håller i en anställningsintervju.


Ostrukturerad eller strukturerad intervju?

Struktur i anställningsintervjun har ett antal påstådda fördelar. Det kan bidra till en högre träffsäkerhet till följd av en mindre subjektiv och mer rättvis bedömning. Struktur gör det också lättare att jämföra kandidater och risken att glömma någon viktig del minskar.

Inom forskningen har ett antal studier undersökt validiteten hos strukturerade och ostrukturerade intervjuer. Flera äldre meta-analyser konstaterar att det finns samband mellan graden av struktur i intervjun och prediktiv validitet hos intervjun som urvalsmetod. Det betyder alltså att en strukturerad intervju tycks vara bättre på att förutsäga framtida arbetsprestation än en ostrukturerad sådan. Dock verkar det finnas en gräns efter vilken mer struktur inte ger högre validitet.

Samtidigt visar nyare forskning att skillnaden i validitet mellan ostrukturerade och strukturerade intervjuer kanske inte är så stor ändå. En stor metastudie av urvalsmetoder konstaterade att validiteten hos de båda typerna av intervjuer i princip var densamma. Det fanns dock en annan skillnad mellan dem, nämligen sambandet med generell intelligens (kognitiv förmåga). Ostrukturerade intervjuer har enligt studien starkare samband med generell intelligens än strukturerade intervjuer, vilket i praktiken innebär att de olika typerna av intervjuer delvis mäter olika saker. Bedömningen av en ostrukturerad intervju baseras främst på en generell uppfattning av kandidatens förmåga, medan den strukturerade intervjun i större grad bedöms utifrån andra faktorer. Det innebär också att i kombination med ett GMA-test (test av generell intelligens) ger den strukturerade intervjun mer information utöver testresultatet, vilket i sin tur ökar validiteten i helhetsbedömningen av kandidaten.

Läs mer: Ostrukturerad eller strukturerad intervju?

Om du vill skapa struktur i intervjun finns det flera saker du kan göra. Struktur i rekryteringsprocessen startar med ett ordentligt jobbanalys- och kravprofilsarbete. Först när du vet vilka faktorer urvalet ska baseras på kan du skapa en strukturerad intervju som utgår ifrån dessa. För det andra kan intervjun planeras och få struktur genom en intervjuguide som innehåller intervjuns delar och  frågorna som ska ställas.


Olika typer av intervjufrågor

Det finns olika typer av intervjufrågor som kan användas i en anställningsintervju. Du kanske har hört talas om kompetensbaserade frågor, beteendeorienterade frågor eller situationsorienterade frågor? Här reder vi ut några av de vanligaste begreppen.


Situationsorienterade intervjufrågor

En situationsorienterad intervjufråga fokuserar på hur kandidaten skulle agera i en hypotetisk arbetssituation. Premissen bakom den här typen av intervjuteknik är att intentioner kan kopplas till faktiskt agerande, vilket har ifrågasatts. Kritikerna menar att den situationsorienterade intervjufrågan mister sin relevans för att den är just hypotetisk. De ställer sig kritiska till att en kandidat vet hur hen skulle agera i en situation som hen aldrig har upplevt. Med andra ord menar skeptikerna att intention att agera på ett visst sätt är en dålig indikator på faktiskt agerande.

Forskning har gett stöd åt skeptikernas kritik, men det finns också forskning som pekar på motsatsen. Mer om detta längre ned. Men först, låt oss reda ut vad beteendeorienterade intervjufrågor är.


Beteendeorienterade intervjufrågor

Istället för hypotetiska situationer fokuserar beteendeorienterade intervjufrågor på faktiska situationer som kandidaten har varit med om. Här är det underliggande antagandet att tidigare beteende är den bästa indikatorn på framtida beteende. Om vi har agerat på ett visst sätt tidigare menar förespråkarna att vi tenderar att agera på samma sätt i framtiden. Men stämmer det verkligen?

Vilken av den situations- och beteendeorienterade intervjufrågan är egentligen bäst? Spelar det någon roll vilken vi använder? Forskningen är inte helt entydig. En nyare meta-analys som jämfört de två frågetyperna konstaterar två saker. För det första att överensstämmelsen mellan frågorna endast är låg till måttlig, vilket innebär att de inte är direkt utbytbara alternativ till varandra. För det andra att situationsorienterade intervjufrågor verkar vara bättre på att förutsäga framtida arbetsprestation än beteendeorienterade intervjufrågor. Det finns dock andra studier som har indikerat motsatsen, det vill säga att beteendeorienterade intervjufrågor är bäst på att förutsäga prestation.

Läs mer: Vilka intervjufrågor är bäst? En jämförelse mellan situations- och beteendeorienterade frågor

Med andra ord verkar det som att både situations- och beteendeorienterade intervjufrågor till viss del kan förutsäga framtida arbetsprestation, men att de delvis mäter olika saker. Sannolikt mäter den beteendeorienterade frågan i stärre grad tidigare beteenden medan den situationsorienterade mäter attityder och intentioner. Båda dessa har troligtvis betydelse för framtida prestation, vilket gör dem relevanta i rekryteringssammanhang.


Kompetensbaserade intervjufrågor

Kompetensbaserad intervjuteknik är en form av beteendeorienterade frågor som avser undersöka huruvida kandidaten uppvisar beteenden som antas kunna kopplas till tjänstens kompetenskrav. En intervjuteknik som ofta används inom kompetensbaserad intervju är den så kallade STAR-tekniken. STAR-tekniken bygger på akronymen STAR som står för Situation, Target, Action och Result. I korta drag handlar STAR-tekniken om att kandidaten får beskriva en situation kopplad till det aktuella kompetensområdet, berätta vad målsättningen var, hur kandidaten agerade och vilka resultat det ledde till. Helst ska situationerna vara arbetsrelaterade och nära i tid.


Frågornas innehåll

Intervjufrågornas fokus (intention eller tidigare beteende) är en viktig del av en god intervjuteknik, men det viktigaste är kanske ändå innehållet. För att det ska vara möjligt att få ut relevant information av en intervju måste vi ställa relevanta frågor. Här kommer vi tillbaka till det goda förarbetet. Forskning visar att användning av jobbanalytisk information vid utformning av intervjufrågor kan kopplas till högre validitet. Jobbanalytisk information är bland annat de kunskaper, färdigheter, kompetenser och personliga egenskaper som jobbanalysen har kommit fram till att det aktuella jobbet kräver. Med andra ord, om vi gör en ordentlig jobbanalys och tar fram relevanta krav för tjänsten innan vi utformar en intervjuguide kommer intervjun bli bättre på att förutsäga framtida arbetsprestation.

Läs mer: Vad är en jobbanalys?


Syfte och relevans

Det finns intervjufrågor som är populära men tyvärr helt onödiga i en rekryteringsprocess. Detta för att de inte är relevanta för det aktuella jobbet. Det kan exempelvis vara en fråga som “Om du vore ett djur, vilket djur skulle du vara och varför?”. Om frågan som ställs inte har ett tydligt syfte är det svårt att använda svaren på ett konstruktivt sätt. När intervjuguiden utformas bör det därför finnas en tydlig koppling mellan frågorna och kraven i kravprofilen.


Att ställa frågor på rätt sätt

För att få bästa möjliga bedömningsunderlag från en intervju är det viktigt att ställa frågorna på ett sätt som ger relevanta och ärliga svar. God intervjuteknik handlar därför mycket om hur frågorna ställs. Frågorna bör vara lätta att förstå och uppmuntra till uttömmande svar som underlättar bedömningen.

Bra intervjuteknik innebär frågor som är korta, tydliga, enkla och öppna. Använd ett språk som är lätt att förstå och svårt att misstolka. Krångla inte till det med avancerade ord eller långa utläggningar, då det riskerar att förvirra och vilseleda kandidaten. Öppna frågor är att föredra för att få ärliga och uttömmande svar, men kan behöva kompletteras med stängda frågor för att klargöra specifika detaljer.

Det finns också ett antal typer av frågor som bör undvikas för att inte påverka kvaliteten på intervjun negativt. Ledande frågor är ett sådant exempel, där intervjuaren indirekt hjälper kandidaten genom att ställa frågor på ett sätt som antyder vilket svar som är det rätta. Stängda frågor, med bestämda svarsalternativ, kan vara både ledande och begränsande. Dubbla eller otydliga frågor tenderar att förvirra kandidaten, och kritiska frågor kan skapa osäkerhet. Slutligen bör diskriminerande frågor undvikas. Inte för att frågorna är olagliga i sig utan för att det är olagligt att ta hänsyn till svaren i rekryteringsbeslutet, vilket gör det både onödigt och riskabelt att ställa dem.


Bedömning av intervjusvar

Att bedöma intervjusvar är kanske det svåraste med att hålla en intervju. För det första kan det vara utmanande att hålla koll på intervjuguiden och nästa fråga, samtidigt som du ska lyssna på svaren och anteckna. För det andra är det här vår mänskliga subjektivitet försvårar urvalsarbetet. Vi är helt enkelt dåliga på att ta hänsyn till och dra slutsatser från stora mängder information, visar forskning. Så länge människor är delaktiga i urvalet kommer besluten med andra ord att vara subjektiva. Däremot finns det saker vi kan göra för att begränsa subjektivitetens utrymme i bedömningen.


Bedömningsmatris

Ge bedömningen struktur genom att använda en bedömningsmatris. En bedömningsmatris är ett dokument där kandidaterna får poäng för alla krav i kravprofilen utifrån hur väl de uppfyller det. Poängskalan för respektive krav kan exempelvis gå från 1-3 eller 1-5 där 1 innebär att kandidaten inte uppfyller kravet alls och det högsta talet innebär att kravet uppfylls mycket väl. Bedömningsmatrisen kan också innehålla en viktning för respektive krav, det vill säga ett tal för hur högt kravet ska prioriteras och viktas mot de andra kraven i urvalet.

Fördelen med en bedömningsmatris är att bedömningen görs på ett strukturerat sätt, vilket minskar risken för att irrelevanta faktorer tas med i bedömningen. Det är också ett bra verktyg för en mekanisk bedömning av kandidater. Mer om detta längre ner.


Bedömningsstöd

Ta inspiration från skolans värld, där man vill undvika att betyg sätts på ett godtyckligt sätt. Bestäm på förhand, förslagsvis i samband med utformning av intervjuguiden, hur de olika kraven ska bedömas. Detta kan göras genom att bestämma vilka beteenden och attityder som ska påverka bedömningen positivt respektive negativt, gärna med konkreta beskrivningar av respektive bedömningspoäng.

Att använda bedömningsstöd kan underlätta en likvärdig bedömning av kandidaterna, både vid samma och olika intervjuare. Bedömningsstödet gör det också lättare för rekryteraren att uppfatta relevanta beteenden och attityder i intervjun.


Mekanisk bedömning

När det slutgiltiga urvalet ska göras bör helhetsbedömningen av kandidaterna sammanställas på ett mekaniskt sätt. Forskning visar nämligen att mekaniska metoder är mycket bättre på att dra korrekta slutsater jämfört med mänskliga sådana. Den mekaniska bedömningen görs genom att poängen från respektive krav summeras ihop med hänsyn till kravets viktning. Den kandidat som har högst totalsumma är den som i första hand erbjuds tjänsten.

Läs mer: Träffsäker bedömning genom mekaniska metoder


Flera bedömare

Ytterligare ett sätt att förbättra bedömningen är att använda sig av flera bedömare. Flera personers sammanvägda bedömning är nämligen mer korrekt än en enskild persons övertygelse. Det minskar risken för att enskildas fördomar får ta för stor plats och ger en mer balanserad bild av kandidaterna. Att vara flera i intervjun kan också underlätta arbetet genom att man är fler som kan ställa frågor, lyssna och anteckna. Sammanvägningen kan göras genom att alla bedömare sätter varsin poängsumma som det sedan beräknas ett genomsnitt utifrån.


Kontinuerlig utbildning och träning

Så länge människor är delaktiga i rekryteringsprocessen kommer bedömningen av kandidaterna att vara mer eller mindre subjektiv. Vi kan dock skapa så goda förutsättningar som möjligt för en träffsäker rekryteringsprocess genom att vidta åtgärder för att begränsa subjektiviteten. Ett viktigt steg i den processen är att öka medvetenheten kring våra begränsningar och ständigt sträva efter att hantera dem på ett bättre sätt genom utbildning och träning. Forskning ger också stöd för att viss intervjuträning förbättrar bedömningen av kandidaterna.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *